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五、存货与仓储业务中的不相容职务(Inventory Cycle)
(1)商品存货的保管、收发必须由专人负责,并建立账卡进行数量核算,不得兼任采购或销售,也不能担任会计部门有关存货总账、明细账的登记职务;同时,非实物保管人员应限制接近资产,不得办理物资收发。
(2)商品存货的请领、审批、发放与记账须相互独立,不能由一人包办。
(3)财产物资的保管与清查职务应分离,即应由会计部门组织,定期或不定期的查对账证、抽点实物,以保证账证相符、账账相符、账实相符。
六、筹资与投资业务中的不相容职务(Investment Cycle)
总原则:
(1)筹资与投资业务中的业务经办、授权批准和会计记录互为不相容职务,应予以分离。
(2)筹资与投资业务明细账与总账的登记职务应予以分离。
(3)筹资与投资业务中的记账、保管、核对职务均为不相容职务,应相互分离。
具体内容又可以分为筹资业务和投资业务两个方面。筹资业务中的不相容职务通常包括:
(1)筹资计划编制人与审批人应适当分离,以利于审批人从独立的立场来评判计划的优劣。
(2)经办人员不能接触会计记录,通常由独立的机构代理发行债券和股票。
(3)会计记录人员同负责收、付款的人员相分离,有条件的应聘请独立的机构负责支付业务。
(4)证券保管人员同会计人员分离。
投资业务中的不相容职务一般包括:
(1)对外投资预算的编制与审批。
(2)对外投资项目的分析论证与评估。
(3)对外投资的决策与执行。
(4)对外投资处置的审批与执行。
(5)对外投资业务的执行与相关会计记录。
七、固定资产管理中的不相容职务(PP&E Cycle)
固定资产管理人员不能接触到相关账务;固定资产的采购人员与验收人员不能为同一人;固定资产的管理相关监督人员不能接触固定资产相关的账务,也不能直接代行固定资产的保管和处置工作。
八、工资业务中的不相容职务(Payroll & Personnel Cycle)
在工资业务中,录用决定、起薪止薪决定、考勤记录、工薪发放、工资记录等职务应相互分离,一般涉及企业的劳动工资部门或人事部门、车间或班组、会计部门等职能部门。劳动工资管理部门与会计部门的职责分工如下。
劳动工资管理部门的主要职责:
(1)根据在册职工和工资标准开列工资单。
(2)根据考勤记录和扣款记录计算工资额。
会计部门的主要职责:
(1)根据工资结算单编制工资费用分配表;
(2)根据工资费用分配表编制记账凭证入账。
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