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第五章企业内部控制
业务层面控制——销售业务
销售,是指企业出售商品(或提供劳务)及收取款项等相关活动。销售业务流程主要包括销售计划管理、客户开发与信用管理、销售定价、订立销售合同、发货、收款、客户服务和会计系统控制等环节。
1.销售活动中的主要风险
(1)销售政策和策略不当,销售渠道管理不当等,可能导致销售不畅、库存积压、经营难以为继。(2)客户信用管理不到位,结算方式选择不当,账款回收不力,可能导致销售款项不能收回或遭受欺诈。(3)销售过程存在舞弊行为,可能导致企业利益受损。
2.销售环节的关键控制点及控制措施
(1)加强市场调查,合理确定定价机制和信用方式,根据市场变化及时调整销售策略,对于境外客户和新开发客户,应当建立严格的信用保证制度。(2)在销售合同订立前,关注客户信用状况、销售定价、结算方式等。重大的销售业务谈判应当吸收财会、法律等专业人员参加,并形成完整的书面记录。(3)销售合同应当明确双方的权利和义务,审批人员应当对销售合同草案进行严格审核。(4)企业销售部门应当按照经批准的销售合同开具相关销售通知。发货和仓储部门应当对销售通知进行审核,严格按照所列项目组织发货,确保货物的安全发运。(5)企业应当做好销售业务各环节的记录,填制相应的凭证,设置销售台账,实行全过程的销售登记制度。(6)企业应当完善客户服务制度,加强客户服务和跟踪,提升客户满意度和忠诚度,不断改进产品质量和服务水平。
3.收款环节的关键控制点及控制措施
(1)完善应收款项管理制度,严格考核,实行奖惩。销售部门负责应收款项的催收,财会部门负责办理资金结算并监督款项回收。(2)加强商业票据管理,明确商业票据的受理范围,严格审查商业票据的真实性和合法性,防止票据欺诈。(3)加强对销售、发货、收款业务的会计系统控制,确保会计记录、销售记录与仓储记录核对一致。(4)加强应收款项坏账的管理。
【例题24】甲公司为一家以饮品生产和销售为主业的上市公司。2011年,甲公司根据财政部等五部委联合发布的《企业内部控制基本规范》及其配套指引,结合自身经营管理实际,制订了《企业内部控制手册》(以下简称《手册》),自2012年1月1日起实施。
为了检验实施效果,甲公司于2012年7月成立内部控制评价工作组,对内部控制设计与运行情况进行检查评价。内部控制评价工作组接受审计委员会的直接领导,组长由董事会指定,组员由公司各职能部门业务骨干组成。2012年9月,甲公司审计委员会召集公司内部相关部门对检查情况进行讨论,要点如下:
关于控制活动,内部控制评价工作组对公司业务层面的控制活动进行了全面测试,发现《手册》中有关资金投放、资金筹集、物资采购、资产管理和商品销售等环节的内部控制设计可能存在缺陷,有关资料如下,根据《企业内部控制基本规范》及其配套指引的要求,逐项判断下列资料中各项内部控制设计是否有效,并逐项说明理由。
①资金投放环节。为提高资金使用效率,《手册》规定,报经总会计师批准,投资部门可以从事一定额度的投资,但大额期权期货交易,必须报经总经理批准。②资金筹集环节。为降低资金链断裂的风险,《手册》规定,总会计师在无法正常履行职权的情况下,应当授予其副职在紧急状况下进行直接筹资的一切权限。
③物资采购环节。《手册》规定,当库存水平较低时,授权采购部门直接购买。④资产管理环节。为应对突发事件造成的财产损失风险,《手册》规定,公司采取投保方式对财产进行保全,财产保险业务全权委托外部专业机构开展,公司不再另行制定有关投保业务的控制规定。
⑤商品销售环节。为提高经营效率和缩短货款回收周期,《手册》规定,指定商品的销售人员可以直接收取货款,公司审计部门应当定期或不定期派出监督人员对该岗位的运行情况和有关文档记录进行核查。
【解析】
①资金投放环节的内部控制设计无效。
理由:大额期权期货交易应当实行集体决策或联签制度。
或:大额期权期货交易应当经董事会或股东大会批准。
②资金筹集环节的内部控制设计无效。
理由:特别授权应当按照规定的权限和程序进行。
③物资采购环节的内部控制设计无效。
理由:公司应当建立采购申请制度,明确相关部门和人员的职责权限及相应的请购审批程序。或:库存较低时由采购部门直接采购可能会增加原材料过度采购或采购不足的风险。
④资产管理环节的内部控制设计无效。
理由:公司应当对财产保险业务外包实施相应的控制。或:公司不再另行制定有关投保政策的控制规定不符合全面性原则的要求。
⑤商品销售环节的内部控制设计有效。理由:虽然特定商品的销售和收款未完全分离,但公司采取了必要的补偿性控制措施,符合适应性原则和成本效益原则的要求。
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