随着网络时代的到来，社会生活的方方面面正在发生深刻的变化。以Internet为基础的网络技术，也在改变着企业的管理方式。与之相适应，企业的信息系统正在由电子数据处理(EDP)、管理信息系统(MIS)向决策支持系统(DSS)转化。作为企业信息系统的核心子系统，会计信息系统的设计理念和功能定位必然要发生变化，以适应网络时代的要求。



　　学术界最近提出，将过去会计电算化的概念加以扬弃，以“会计信息化”代替“会计电算化”，由过去面向单用户的会计电算化信息系统ElectronicDataProcessingSystem，升级为适用于网络用户的电算化会计信息系统ComputerizedAccountingInformationSystem。网络时代的电算化会计信息系统必然要具备独立性、层次性和网络化的特征。以企业内部局域网(Intranet)、关联企业网络(Extranet)和国际互联网(Internet)为基础，企业电算化会计信息系统形成了三个层次，各层次之间进行着信息传送，又以防火墙为界，相互独立，避免网络风险。同时，各层次内部，尤其是企业局域网内部也形成层次分明、纵横交错的网络系统。在这样的系统中，会计信息可以顺畅有序的流动，并得到有效的管理，这将更加有助于决策。



　　电算化会计信息系统得以实现的必要条件是划分信息传输各层次、各部门之间的边界，以及设定各边界之间的信息接口。过去的会计电算化信息系统与企业其他信息系统之间很少有信息交流，例如，企业人事部门对于工资、奖金的发放自行管理，有关信息不能传递至财会部门，致使后者要重新对工资和奖金加以确认、计量和记录，并将其作为一个独立模块纳入帐务处理系统，同样的情况也发生在仓储部门、销售部门与财会部门之间。这造成数据冗余、效率低下，也不利于人员、部门合理有效的设置。网络时代的电算化会计信息系统只是一个相对独立的网络空间，它与企业信息系统的其他子系统之间不断进行着数据传送，实现信息共享，以电算化会计信息系统为核心的企业信息系统及其信息流向如图所示(箭头代表信息流向)。



　　这一基于Intranet的企业信息系统只有在电算化会计信息系统与其他子系统之间设置信息接口，才可以有效运转。常用凭证就是这样一个适用于网络时代的电算化会计信息系统数据接口。



　　一、常用凭证的设计思路



　　所谓“常用凭证”，是指在企业会计核算中对于经常发生，或者虽不经常发生，但具有一定规律性的经济业务所制作的记帐凭证。对这类经济业务加以归纳，找到其核算的特点，用通俗的语言，而非会计语言加以描述，就可以使制作凭证的主体和过程得以改变，适应网络化的要求。



　　具体的设计思路为，将记帐凭证的制作模块分为三个层次：



　　第一层次处于模块的表层，面向非会计专业人员，此时，制作凭证所需要的会计语言，如科目、借贷方向等已经被高度通俗化和具体化，凭证制作人员只需根据原始凭证的有关信息即可顺利完成工作，因此，即使是非会计部门的工作人员也可胜任。例如，对于采购部门的人员来讲，他只要将采购货物的名称、单价、数量、用途、结算方式、运费金额等信息录入计算机，凭证就可以自动生成，并通过网络传送至财会部门。



　　第二层次处于模块的中层，面向一般会计人员。记帐凭证一经到达财会部门，为保证凭证制作的准确无误，会计人员要对其进行审核。由于这一过程需要较多的会计专业知识，所以只有会计人员才能胜任。尽管通过缜密的设计，常用凭证制作一般不会发生系统性错误，但不能认为非会计人员不会发生诸如理解错误、录入错误等非系统性错误。因此，审核过程是会计信息质量得以保证所必需的。



　　第三层次处于模块的底层，面向财务主管人员和系统维护人员。这一层次的工作主要是对企业的日常业务加以总结归纳，进行常用凭证定义，连接第一层次和第二层次，使系统得以顺利运转。这些工作不仅需要综合全面的会计知识，而且需要网络线路及终端的维护知识，所以只有财务主管和系统维护人员才可以胜任。当然，网络时代的高层财务人员必须对网络知识有相当的了解。



　　这三个层次有机联系，又各具特征，第一层次和第二层次较为稳定，业务人员和一般会计人员无法修改凭证录入和审核的界面，第三层次可以修改，但只有财务主管和系统维护师才有修改权限，这就保证了整个常用凭证制作系统的稳定性。



　　二、常用凭证的定义和制作过程



　　常用凭证是根据企业经常发生的业务制作的，因此，要使常用凭证设计合理，首先必须分析企业的日常业务，对在会计处理上具有共性的业务归为一类，总结出制作同一类经济业务的凭证所需的信息，这是个别到一般的过程。然后，设计面向非会计人员的常用凭证制作界面，通过这一界面输入的信息生成常用凭证数据库，并将其与记帐凭证数据库进行链接，自动生成针对每一笔经济业务的记帐凭证，这是一般到个别的过程。



　　1.对经济业务的分析



　　我们选取了一个小型工业企业。该企业1999年12月共发生了126项经济业务，经过分析，我们认为有两种类型的经济业务适宜作常用凭证，一种是在企业经营活动中经常发生的，如下图所示，这些经济业务占这个工业企业全部经济业务的一半以上：



　　还有一种是发生频率不高，但在每个月份或者每年的固定时间发生，带有一定规律性，如计提折旧、计提和交纳税金、成本结转、利润结转等业务，核算内容相对稳定，也适于制作常用凭证。



　　2.常用凭证的定义



　　常用凭证的定义实际上是确定通过常用凭证所要采集信息的名称、类型、数据格式等，也即确定常用凭证数据库的字段结构。



　　我们以“销售”常用凭证为例，介绍一下常用凭证定义的大体情况：



　　常用凭证主要面向非会计人员，从原始凭证上直接采集数据，因此，数据库的字段名要通俗易懂，数据采集要可行，一般不必对原始凭证的数据进行再加工。例如，“销售”常用凭证数据库中的品名、单价、数量等数据可以从销售发票上取得，结算方式、购货单位等信息可以从销售合同或订单上取得。



　　3.常用凭证数据库与记帐凭证数据库的链接



　　我们还是以“销售”常用凭证为例，分析一下常用凭证数据库与记帐凭证数据库之间的数据关系：



　　通过定义，由常用凭证输入的信息，就进入到记帐凭证数据库，具体的实现方式可以通过Fox数据库语言中的关系语句setrelationto，并通过“索引号”建立链接关系。数据库语言提供了功能强大的关系语句，使常用凭证数据库与记帐凭证数据库的链接成为可能，并且为网络上的数据管理提供了方便。



　　由于常用凭证适用于一类经济业务，而不同的经济业务又各具特点，对于会计核算来讲，不同的经济业务，其借贷方向、科目必然不同，这就产生了一类经济业务中的共性与个性的矛盾。常用凭证定义用iif()函数来解决这一矛盾。例如，对于销售业务，针对结算方式的不同，利用iif()函数进行条件判断，如果是现销，记帐凭证借方记入“银行存款”，如果是托收承付，借方记入“应收帐款”，等等。



　　这样，常用凭证数据库就与记帐凭证数据库之间建立了有机联系，也即，非会计信息与会计信息之间建立了联系，最终，非会计部门与会计部门之间建立了联系。企业网络中不同部门向会计部门传递信息，通过常用凭证得以完成。这既实现了人员、部门分工的专业化、层次化，又实现了企业内部信息共享，减少重复劳动，提高了工作效率，更重要的是，常用凭证为网络时代的电算化会计信息系统提供了数据接口，为更高层次会计软件的设计开发创造了条件。