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也谈有关初始项目的修改
拜读了贵刊2000年第4期《在不增删凭证的情况下进行有关初始项目的修改》一文(以下简称《在文》)，对文中所介绍的修改有关初始项目的方法有不同的意见，在此与《在文》作者商榷，并请大家指正。
正如《在文》所述，“会计科目一经使用，则初始化的有关内容不得随意修改。”众所周知，所有会计软件在输入凭证时都能够自动进行借贷平衡检查，保证了每张凭证及日常帐务处理符合借贷平衡的基本要求，而期初余额则是各科目单独输入的。正因此，在全部期初数据输入后必须进行试算平衡，正确后方可建帐，一旦初始建帐完成，转入日常帐务处理后，就不能直接修改期初数据。而《在文》接下来的一段话却说“必须修改有关初始内容时，原则上虽然不能修改，但仍可灵活采用本文所述方法来达到自己的目的”。这种“灵活性”正是会计软件应用中的大忌，违反了会计软件控制的基本要求。试想，如果已输入了几个月的凭证后还允许修改科目期初余额，如何保证试算平衡?这几个月的帐目是否要全部重新结帐？
《在文》所提到的“对已使用的某科目增设下级科目”的问题，在实践中并不少见，会计软件应对此提供合适的解决方法，使之既不违反会计原则又简便易行，否则就难以适应会计工作的实际需要。从笔者所使用过的商品化会计软件来看，可采用以下两种方法：
1.有的软件(如安易)允许直接增设下级科目。例如，为221科目增设下级科目时，将221科目的期初余额和发生额自动转入增设的第一个下级科目中。在年终结帐完毕，一月份凭证尚未输入之前，允许对各科目余额进行调整。因此，增设下级科目最好放在每年一月进行。
2.现有的商品化会计软件普遍可设立多套帐，允许各套帐之间进行数据交换。因此，出现上述问题时，另建一套帐并将原套帐的数据复制过来略加修改即可。
此外，还有一个教学上的小问题。《在文》中举例时提到“将221科目随意改为另外一个科目(如现金101)”。笔者认为，在遇到类似需要临时借用其他科目的情况时，应向学生建议尽量采用未使用过的或不常用的科目，而不是“现金”这类常用科目，这样在改回来时，查找和修改都比较方便，可降低出错的机率。
从上述讨论可看出，选用商品化会计软件不能只看其主要流程和界面，而需要深入了解其细节，特别是纠错功能、扩展功能等方面，要做到既不违反会计原则又简便易行，这也是会计软件需要进一步提高和完善之处。
正如《在文》所述，“会计科目一经使用，则初始化的有关内容不得随意修改。”众所周知，所有会计软件在输入凭证时都能够自动进行借贷平衡检查，保证了每张凭证及日常帐务处理符合借贷平衡的基本要求，而期初余额则是各科目单独输入的。正因此，在全部期初数据输入后必须进行试算平衡，正确后方可建帐，一旦初始建帐完成，转入日常帐务处理后，就不能直接修改期初数据。而《在文》接下来的一段话却说“必须修改有关初始内容时，原则上虽然不能修改，但仍可灵活采用本文所述方法来达到自己的目的”。这种“灵活性”正是会计软件应用中的大忌，违反了会计软件控制的基本要求。试想，如果已输入了几个月的凭证后还允许修改科目期初余额，如何保证试算平衡?这几个月的帐目是否要全部重新结帐？
《在文》所提到的“对已使用的某科目增设下级科目”的问题，在实践中并不少见，会计软件应对此提供合适的解决方法，使之既不违反会计原则又简便易行，否则就难以适应会计工作的实际需要。从笔者所使用过的商品化会计软件来看，可采用以下两种方法：
1.有的软件(如安易)允许直接增设下级科目。例如，为221科目增设下级科目时，将221科目的期初余额和发生额自动转入增设的第一个下级科目中。在年终结帐完毕，一月份凭证尚未输入之前，允许对各科目余额进行调整。因此，增设下级科目最好放在每年一月进行。
2.现有的商品化会计软件普遍可设立多套帐，允许各套帐之间进行数据交换。因此，出现上述问题时，另建一套帐并将原套帐的数据复制过来略加修改即可。
此外，还有一个教学上的小问题。《在文》中举例时提到“将221科目随意改为另外一个科目(如现金101)”。笔者认为，在遇到类似需要临时借用其他科目的情况时，应向学生建议尽量采用未使用过的或不常用的科目，而不是“现金”这类常用科目，这样在改回来时，查找和修改都比较方便，可降低出错的机率。
从上述讨论可看出，选用商品化会计软件不能只看其主要流程和界面，而需要深入了解其细节，特别是纠错功能、扩展功能等方面，要做到既不违反会计原则又简便易行，这也是会计软件需要进一步提高和完善之处。
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