对 于 一 个 生 产 或 贸 易 型 企 业 ， 销 货 记 录 是 必 不 可 少 的 ， 记 录 的 具 体 内 容 包 括 销 售 产 品 的 名 称 及 品 种 、 销 售 毛 利 、 购 货 商 、 销 往 地 区 等 . 财 务 部 通 过 对 这 些 销 货 记 录 进 行 分 析 ， 给 企 业 管 理 者 提 供 生 产 经 营 的 重 要 信 息 ：哪 些 产 品 畅 销 及 在 什 么 地 区 受 欢 迎 ， 哪 些 产 品 毛 利 率 高 ， 哪 些 购 货 商 需 求 量 大 及 其 他 信 息 . 而 上 述 信 息 在 Excel的 帮 助 下 ， 将 能 很 轻 松 地 得 到 ， 特 别 是 在 企 业 的 销 货 记 录 偏 多 （每 月 几 万 条 等 ）， 与 手 工 相 比 ， 电 算 化 将 显 示 出 极 大 的 优 越 性 ， 下 面 举 例 说 明 .

　　我 们 以 一 家 食 品 加 工 企 业 为 例 ， 该 公 司 销 售 部 在 与 客 户 达 成 销 售 协 议 后 ， 根 据 客 户 的 要 求 开 出 销 货 清 单 ， 销 货 清 单 按 顺 序 编 号 ， 记 载 日 期 、 销 售 的 产 品 名 称 、 数 量 、 销 售 单 价 、 销 售 金 额 、 购 货 商 、 销 货 地 区 等 内 容 ， 销 货 清 单 的 其 中 一 联 送 往 财 务 部 ， 财 务 部 据 此 开 具 销 售 发 票 . 财 务 部 因 此 拥 有 销 货 清 单 、 销 售 发 票 等 销 货 记 录 的 原 始 单 据 ， 再 利 用 手 中 掌 握 的 其 他 资 料 ， 财 务 部 可 将 综 合 的 销 货 记 录 输 入 电 脑 ， 作 为 分 析 的 数 据 源 . 输 入 时 间 根 据 业 务 量 的 大 小 ， 可 选 择 每 天 、 每 隔 几 天 或 月 末 一 次 输 入 . 下 面 便 是 该 公 司 2000年 3月 已 输 入 电 脑 的 综 合 销 货 记 录 ， 因 篇 幅 所 限 ， 且 不 影 响 Excel功 能 的 演 示 ， 此 处 数 据 作 了 简 化 处 理 ， 实 务 中 的 销 货 记 录 可 能 远 不 止 这 些 .

　　接 下 来 利 用 Excel中 的 数 据 分 析 功 能 对 该 公 司 2000年 3月 的 数 据 进 行 分 析 . 

一 、 排 序

　　单 击 Excel中 的 “ 数 据 ” ， 在 下 拉 菜 单 单 击 “ 排 序 ” ， 屏 幕 上 出 现 对 话 框 ， 根 据 需 要 选 择 首 要 关 键 字 、 次 要 关 键 字 及 第 三 关 键 字 或 只 选 择 首 要 关 键 字 . 如 首 要 关 键 字 选 择 销 售 额 ， 次 要 关 键 字 选 择 品 种 ， 第 三 关 键 字 选 择 购 货 商 ， 数 据 顺 序 均 选 择 递 增 ， 然 后 单 击 “ 确 定 ” ， 则 上 面 所 示 的 综 合 销 货 记 录 将 会 按 你 的 需 要 进 行 排 列 ： 第 一 顺 序 按 销 售 金 额 由 小 到 大 列 示 ， 同 一 销 售 额 按 品 种 列 示 ， 而 销 售 金 额 、 品 种 都 相 同 的 情 况 下 ， 计 算 机 会 选 择 按 购 货 商 顺 序 列 示 . 对 于 字 符 型 的 关 键 字 ， 可 在 对 话 框 中 的 “ 选 项 ” 选 择 按 字 母 排 序 还 是 按 笔 画 排 序 . 如 果 只 选 择 首 要 关 键 字 ， 电 脑 将 按 首 要 关 键 字 排 序 ， 对 于 首 要 关 键 字 相 同 的 记 录 ， 电 脑 按 默 认 的 方 式 排 列 .

　　Excel的 这 一 功 能 使 我 们 即 便 是 面 对 杂 乱 无 章 的 销 货 记 录 ， 也 能 让 它 变 得 有 条 不 紊 ， 而 且 可 以 随 时 获 得 一 些 有 用 的 信 息 . 例 如 ， 管 理 层 想 获 悉 本 月 哪 些 产 品 的 毛 利 率 较 高 ， 则 可 选 择 按 毛 利 率 排 序 ， 立 刻 可 以 看 到 牛 肉 的 毛 利 率 最 高 （ 19％ ～ 20％ ） ， 其 次 为 家 禽 （ 15％ ～ 18％ ） ， 熟 食 的 毛 利 率 最 低 仅 有 5％ ～ 6％ . 这 一 信 息 能 帮 管 理 层 了 解 企 业 的 现 状 ， 多 生 产 毛 利 率 高 的 产 品 ， 更 好 地 完 成 利 润 最 大 化 的 目 标 . 还 有 一 些 信 息 需 要 结 合 “ 分 类 汇 总 ” 功 能 一 起 使 用 才 能 获 得 ， 将 在 后 面 说 明 .

　　二 、 筛 选

　　单 击 Excel中 的 “ 数 据 ” ， 选 择 “ 筛 选 ” ， 筛 选 分 为 自 动 筛 选 和 高 级 筛 选 . 单 击 自 动 筛 选 ， 标 题 栏 将 出 现 下 拉 框 ， 你 可 以 根 据 需 要 选 择 希 望 看 到 的 记 录 . 例 如 ， 你 想 知 道 本 月 销 售 额 最 大 的 五 条 记 录 ， 则 可 在 下 拉 框 选 择 “ 前 10个 ” ， 并 在 接 下 来 的 对 话 框 将 10改 为 5， 单 击 确 定 ， 屏 幕 上 会 按 你 的 要 求 只 显 示 本 月 销 售 金 额 最 大 的 前 五 条 记 录 . 你 也 可 以 自 定 义 显 示 的 条 件 ， 例 如 ， 你 想 了 解 华 星 公 司 本 月 的 购 货 记 录 ， 则 可 在 购 货 商 的 下 拉 框 选 择 “ 自 定 义 ” ， 接 下 来 的 对 话 框 选 择 “ 等 于 ” “ 华 星 ” 即 可 . 高 级 筛 选 类 似 于 自 动 筛 选 的 自 定 义 ， 但 更 自 由 和 灵 活 ， 在 此 不 再 详 述 .

　　由 上 述 可 知 ， 排 序 和 筛 选 都 能 按 我 们 的 要 求 对 数 据 进 行 排 列 和 挑 选 ， 在 销 货 记 录 的 分 析 中 很 有 作 用 ， 但 如 果 我 们 将 其 与 “ 分 类 汇 总 ” 结 合 起 来 ， 将 能 得 到 一 些 更 有 价 值 的 信 息 .

　　三 、 分 类 汇 总

　　先 将 本 月 的 销 货 记 录 按 “ 类 别 ” 排 序 ， 再 单 击 “ 数 据 ” 下 的 “ 分 类 汇 总 ” ， 屏 幕 上 出 现 对 话 框 ， 分 类 字 段 选 择 “ 类 别 ” ， 汇 总 方 式 选 择 “ 求 和 ” ， 汇 总 项 选 择 “ 销 售 金 额 ” 和 “ 销 售 毛 利 ” ， 单 击 确 定 ， 则 销 货 记 录 会 按 不 同 的 类 别 汇 总 销 售 额 和 销 售 毛 利 ， 如 表 2所 示 .

　　这 样 ， 企 业 可 以 知 道 哪 种 产 品 最 畅 销 ， 哪 种 产 品 对 公 司 的 毛 利 贡 献 最 大 . 如 果 类 别 很 多 ， 难 以 一 眼 识 别 ， 可 将 上 图 的 分 级 显 示 折 叠 即 单 击 表 格 左 边 的 级 别 按 钮 “ 2” ， 再 按 销 售 额 或 销 售 毛 利 排 序 .

　　有 时 候 ， 企 业 需 要 了 解 哪 些 购 货 商 或 哪 些 地 区 的 需 求 量 比 较 大 ， 操 作 的 方 法 同 上 ， 只 需 在 选 择 “ 类 别 ” 的 时 候 相 应 的 改 为 选 择 “ 购 货 商 ” 或 “ 销 货 地 区 ” 即 可 ， 如 果 只 想 看 到 某 一 个 购 货 商 或 某 一 个 地 区 的 销 售 情 况 ， 可 以 先 作 筛 选 ， 再 按 上 述 步 骤 进 行 ， 再 此 不 再 赘 述 .

　　四 、 数 据 透 视 表

　　分 类 汇 总 的 功 能 也 可 由 数 据 透 视 表 来 完 成 ， 区 别 在 于 分 类 汇 总 可 以 分 级 显 示 ， 还 可 以 进 一 步 进 行 排 序 筛 选 等 其 他 处 理 . 但 数 据 透 视 表 可 以 表 现 更 为 复 杂 的 关 系 ， 且 很 直 观 ， 这 是 排 序 、 筛 选 和 分 类 汇 总 所 无 法 做 到 的 . 例 如 ， 我 们 想 同 时 看 到 该 公 司 的 产 品 在 不 同 地 区 的 销 售 和 毛 利 情 况 ， 则 可 单 击 “ 数 据 ” 下 的 “ 数 据 透 视 表 ” ， 进 入 数 据 透 视 表 向 导 ， 在 第 三 个 步 骤 时 选 择 “ 销 货 地 区 ” 作 为 行 ， 选 择 “ 品 名 ” 作 为 列 ， 数 据 选 择 “ 销 售 金 额 ” 和 “ 销 售 毛 利 ” ， 再 在 第 四 步 骤 单 击 确 定 ， 就 可 得 到 表 3：

　　这 个 表 能 让 我 们 一 目 了 然 地 看 到 各 地 区 、 各 品 种 的 销 售 和 毛 利 情 况 ， 如 上 海 的 销 售 业 绩 最 好 ， 海 鲜 C的 销 量 最 大 ， 家 禽 T的 毛 利 最 高 ， 海 鲜 在 南 京 较 受 欢 迎 等 ， 这 些 信 息 无 论 是 对 财 务 部 的 财 务 预 测 ， 还 是 销 售 部 的 促 销 活 动 以 及 公 司 管 理 层 的 宏 观 决 策 都 将 有 所 帮 助 ， 这 也 正 是 利 用 Excel分 析 销 货 记 录 的 意 义 所 在 .

　　Excel有 很 多 能 为 企 业 服 务 的 功 能 ， 而 财 务 人 员 也 大 多 并 不 陌 生 ， 问 题 在 于 是 否 花 时 间 去 思 考 如 何 将 Excel运 用 到 实 务 当 中 ， 只 要 做 个 有 心 人 ， 就 会 有 所 发 现 .