凭证输入格式及凭证数据库的设计

　　会计凭证种类繁多，但按其填制程序和用途的不同，可划分为两种形式。一种是直接根据原始凭 证作为输入凭证；另一种是以记帐凭证作为输入凭证。两种方式各有利弊，但目前采用较多的还是后 一种形式。

　　（一）、原始凭证的输入格式设计

　　原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的会计凭证。它是用来记载经济业务实际执行和 完成情况，明确经济责任，具有法律效力的书面证明，是记帐的原始根据。

　　原始凭证按其来源不同，可分为外来原始凭证和自制原始凭证。外来原始凭证是在经济业务发 生或完成时，从其它单位或个人直接取得的凭证。如销货单位开给的发票、收款单位或个人开给的收 据、银行转来的收款通知等。自制原始凭证是由本单位经办业务的部门和人员，根据发生经济业务的 内容自行填制的凭证。如收料单、材料领用单、报销单等。

　　在电算化环境下，直接根据这些原始凭证记帐，必须设计出相应凭证的输入屏幕格式，并且要具 备如下几个要素，才可代替记帐凭证：

　　1、凭证上要有固定的位置供操作者编制会计分录；

　　2、凭证上要有固定位置标明传递路线，并能有效地记录责任人。如财务主管->出纳->编码->审 核->操作->归纳等。

　　3、根据原始凭证自动生成的记帐凭证式样要统一，便于整理归档。

　　直接根据原始凭证完成输入是电算化追求的目标。但是其风险也比较大，关键是对输入操作人员 的素质以及输入的审核制度要求比较高。否则，直接从原始凭证输入会计分录很难保证不出错，这也 是目前大多数会计核算软件仍采用输入记帐凭证的原因所在。此外，目前一些帐务处理系统的转帐功 能不够完善，也是制约这一方式广泛使用的另一个重要原因。

　　（二）、记帐凭证的输入格式设计与数据库设计

　　记帐凭证是根据经过审核无误的原始凭证填制的。可以分为三种：收款凭证、付款凭证和转帐 凭证，也可以分为五种：银收、银付、现收、现付和转帐凭证，对于经济业务量不大的单位，也可采 用转帐凭证一种形式，但如果是通用会计核算软件，则应分开考虑。

　　为了保证输入处理的直观性、方便性与准确性，设计一个清晰、美观的输入屏幕画面不但可以降 低操作的差错率，而且也能够提高输入效率。记帐凭证的屏幕格式一般可设计成跟手工凭证一样的格 式。最少应包括以下内容：

　　1、日期：首先显示当日系统日期，若不需要修改，用回键确认，否则键入日期。

　　2、凭证号：从凭证号文件中调出后，由系统自动增加。

　　3、凭证类别：有默认值，允许用户选择。最好有校验功能，如收付款凭证中必须有现金或银行 存款科目，收款凭证借方和付款凭证贷方必须有现金或银行存款科目等。

　　4、摘要：可直接输入汉字，或者输摘要码，自动产生摘要。也可将摘要内容中有关单位或个人 的名称单独划出，另列一户名栏，以便于查询。

　　5、借、贷方科目代码：要能弹出科目表窗口，允许用户选择。

　　6、借、贷方科目名称：根据代码自动生成。

　　7、金额：操作员逐笔输入。

　　8、合计：可直接输入或由机器自动计算产生，直接输入合计数的好处是进行了一次总量校验， 即将系统计算的合计数据核对。这对一个应用系统是十分必要的。

　　9、审核记号：为安全起见，没有审核的凭证是不能记帐的。

　　10、记帐记号：可记录该凭证在总帐中的记录号，或简单的用一个逻辑值判断是否入帐。

　　11、操作员、审核员、记帐员、会计员、收款员等：为明确责任必须记录，操作员与审核员不能 是同一人。

　　以上是最基本的项目，为方便设计，也可加入一些其它信息，如原始单据号等。

　　与手工凭证的不同：手工处理时，当出现一借多贷、一贷多借或多借多贷在一张凭证中记录不下 时，则在凭证编号中可采用：XXX-1，XXX-2或者1/N，2/N （XXX为凭证号，N为本笔业务的凭证总 数），而在电算环境下，没有必要这样处理，虽然在屏幕上可以仅保留五至八行供接收数据用，但当 一屏幕接收不下时，可以采用翻页或滚屏技术，使得一张凭证实际能够接收的记录数据是无限制的。