会计电算化商品软件的特点及其选择

　　一、 会计电算化商品软件的特点
    
　　商品化会计软件是指销售公司统一设计、开发，并作为软件商品在市场销售的会计软件。商品化会计软件一般具有以下特点：
    
　　（一） 通用性
    
　　软件的通用性有两方面含义：一是纵向的通用，即软件能适应一个单位有同时期的会计工作变化的需要；一是横向的通用，即满足不同单位会计业务的不同需要。
    
　　（二） 保密性
    
　　这里所说的保密性是指销售厂家的商品化会计软件对用户的保密性。商品化软件不给用户提供源程序代码，只提供经过加密的软件。这是因为开发会计软件的厂家，在开发过程中，投入了大量的人力、物力、财力，因此开发出来的商品化会计软件是商品化会计软件厂家的成果。他们要采取许多加密措施，以防止他人模仿、拷贝。因而一般不会提供给用户可读的源的程序代码，他们提供给用户的是已经编译过的而且已加密的会计软件。
    
　　（三） 软件由厂家统一维护与更新
    
　　对于一般的会计软件，如果不是开发人员，其他人员要对其进行维护是很费力的，而对于商品化的会计软件，由于厂家对其加密，这就使得用户维护会计软件几乎成为不可能的事情，因此，会计软件的维护与版本更新一般由会计软件的生产厂家或其指定的维护单位负责。目前我国的商品化会计软件生产厂家一般都实行终身维护，也有级少数厂家提供用户源程序代码，但不负责维护。
    
　　（四） 与专用软件相对比，易学隆较弱
    
　　商品化会计软件较专用软件难于学会使用，主要有两方面的原因：一是专用软件是按使用单位会计人员的用户需求专门设计的，因此符合用户的日常习惯，用户用起来方便，有一种亲切感。而商品化会计软件，是针对不同单位有同会计人员的共同需求设计的。因此，要想让商品化软件满足不同单位不同会计人员的习惯，则很困难，要完全满足则更不可能。这就需要购买会计软件的会计人员改变自已的习惯，去适应商品化软件的要求，这样学起来较难。一是商品化软件为了实现通用性，软件中一般都设有初始化设置和自定义功能，用户要学会使用这些自定义功能较困难。

　　但是，须强调指出：第一，易学性较弱是与开发效果较好的专用软件相比来说的，是相对的，不是绝对的；第二，学会较难，并不说明软件易使用性差；相反，一旦学会使用，操作起来一般都比专用软件灵活、方便。
    
　　（五） 与专用会计软件相比，初始化工作量大
    
　　由于商品化会计软件要满足不同单位的不同要求。因此，在通用化的商品会计软件中同般都安排一个初始设置模块。在此模块中，有大量的初始化工作要做。例如：定义科目余额忏悔（借方余额还是贷方余额）、定义科目级别、定义账簿灯别、定义金额的结算级别、定义记账凭证类型（有些单位将记账凭证分为收款凭证、付款凭证和转账凭证；也有的单位将记账凭证分为"现收"、"现付"、"银收"、"银付"和"转账"等五种凭证；也有的单位不分类型）。初始化工作中还应定义运算公式、传输方式、打印输出的账表格式、定义操作人员岗位分工情况（包括姓名、操作权限、操作密码等）。
    
　　二、 会计电算化商品软件的选择原则
    
　　一般说来，单位在购买商品化会计软件时，应从以下四个方面进行考查与选择。

　　（一） 商品化会计软件是否符合国家统一要求

　　会计工作要遵循全国统一的会计制度和其他财经制度中的有关规定，对执行和完成会计工作的商品化会计软件也不例外。对商品化会计软件来说，应满足国家有关会计软件的管理规定。目前，应满足财政部1994年6月颁布的《会计核算软件基本功能规范》中的有关要求和规定。此文件中对"会计数据的输入"、"会计数据的输出"、"会计数据的处理"和"会计数据的安全"都作了相当详细和具体的说明，会计软件的开发设计者应依此《规范》进行开发和设计，开展会计电算化的单位也应按此《规范》进行考查与选择商品化会计软件。

　　由于商品化会计软件需要通过评审，以评价其是否符合国家的统一棣。所以，单位的这项工作已由各级财政部门或主管部门代为执行了，单位只需考查商品化会计软件是否已通过省级以上（含省级）财政部门的评审即可。
    
　　（二） 商品化会计软件是否具有实用性和先进性
    
　　单位在选择商品化会计软件时，还应考查商品化软件在本单位使用是否实用，与其他商品化会计软件相比是否先进，即评价商品化会计软件的实用性与先进性。一般应从以下六个方面评价商品化软件的实用性与先进性。
    
　　1． 适用性
    
　　适用性主要指商品化会计软件适于本单位会计业务处理的性能要求，具体来说，主要包括以下四个要求：
    
　　（1） 输出要求。主要是指商品化会计软件能输出哪些信息，输出的账表级其他信息的格式是否满足本单位输出要求。
    
　　（2） 输出要求。主要指商品化会计软件是否能正确录入本单位所需的各类会计数据；每类数据的录入项目是否齐全，比如记账凭证的录入至少应包括：凭证日期、凭证编号、会计科目或编号（以编号形式输入会计科目的，应录提示该编号所对应的会计科目名称）、经济业务摘要、借方（或贷方）金额等。
    
　　（3） 处理要求。主要指会计软件提供的处理功能是否满足本单位会计业务处理的要求。应考查所提供的处理功能是否齐全。这些处理功能的有效性如何。
    
　　（4） 接口要求。主要包括从其他子系统或模块接收数据的录入接口要求和为其他子系统或模块提供数据的输出接口要求。单位应从录入接口和输出接口两方面考查商品化软件是否满足本单位软件扩充或数据联网等实际需要。

　　在考查与选择商品化会计软件对以上要求的满足情况时，我们应按以下步骤进行：
    
　　第一， 审查商品化会计软件厂家提供的文档资料。
    
　　第二， 通过操作淙，考查软件。
    
　　第三， 通过实际数据，测试软件。
    
　　2． 通用性
    
　　通用性是指商品沦会计软件应适应不同的企事业单位或行政单位。现在的商品化会计软件有的适用性较强；有的则需要进行简单的二次开发。单位若想选择通用性较强的商品软件，一般应从以下几个方面进行考查：
    
　　（1） 各种自定义功能是否满足使用单位的要求。对于会计业务不十分规范、变化较多的处理，通用软件一般都是通过自定义功能来实现通用的。比如，通用报表生成系统，就应由使用单位定义数据来源、报表项目及算法公式、打印格式等。
    
　　（2） 各种编码是否有由使用单位自定义的功能，是否有增删改等维护功能。
    
　　（3） 对一些无法趋势实现通用的功能是否设有可选功能，以满足通用性。例如，成本核算就可设置定额核算法、平行结转法、分步法等各种成本核算的可选方法，由使用单位按需要选择软件中的某种成本核算方法。
    
　　（4） 对一些变化较多的算法是否可由使用单位进行自定义。例如，由使用单位自定义成本核算中的产品费用的归集公司式。
    
　　3． 安全可靠性

　　安全性是指商品化会计软件防止会计信息被泄露和破坏的能力。可靠性是指商品化软件防错、查错、纠错的能力。
一般来说，考查商品化会计软件的安全可靠性主要应从以下几方面进行考查：
    
　　（1） 各种安全可靠保证措施的完备性。一般情况下，由人工录入的每一个安段都应有可靠保证措施：由计算机接受的录入数据应有校验措施；机内存放的数据或所输出的信息应进行加密；对重要的模块或子系统应有存取权限控制等。
    
　　（2） 安全可靠措施的有效性。一些软件虽然设置了各种安全可靠性措施，但其实际运行却没有达到预期的目标，或者本身就不合理。
    
　　（3） 安全可靠性措施的实用性。例如，对录入凭证的校验，用屏幕显示审核就不如打印清单，由人工复核实用。又例如，在本单位录入人员汉字录入水平较高的情况下，直接录入汉字，就比录入代码实用。
    
　　4． 易使用性

　　易使用性是指商品化会计软件易学、易操作的性能。评价商品化会计软件的易使用性主要从以下几方面进行：
    
　　（1） 软件资料的质量优劣；
    
　　（2） 厂家提供的技术培训服务，其质量与效果如何；
    
　　（3） 软件是否便于操作。从以下几点考查：
    
　　①操作是否简单、直观；
    
　　②操作是否符合会计人员的习惯，这主要指操作和谐和操作提示用语是否专业化和规范化；
    
　　③各种自定义功能、控制措施的使用是否简单实用；
    
　　④是否尽量减少人工干涉；
    　
　　⑤画面暗否乘法明了，即画面上的内容是否简洁，用语是否规范化，颜色是否适中，便于操作人员辨认。
    
　　5． 运行环境
    
　　商品化会计软件的运行环境包括硬件环境与软件环境两部分。硬件环境是指主机、内存、外存（硬盘容量）、显示器、打印机等。软件环境是指支持商品化会计软件运行的系统软件（包括操作系统、数据库管理系统等）。考查商品化会计软件对硬软件环境的要求，使用单位是否能提供和满足。
    
　　6． 先进性
    
　　商品化会计软件在同类产品中的先进程度，包括安全性、可靠性、功能的完备性、通用性、运行效率性等。先进性是单位选择商品化软件的因素之一，对会计工作来说，主要应考查其实用性，即上面讲述的前五个方面。
    
　　（三）极管商品化会计软件厂家的信誉和售后服务

　　单位在选择商品化会计软件时，必须对软件制造与经销的厂家（或公司）进行考查，看他们的商誉与售后服务。
    
　　商誉主要指软件制造与经销厂家（或公司）是否重信誉、守合同。

　　售后服务主要包括以下方面：
    
　　1． 操作培训

　　如果一个软件制造或经销厂商没有较强的增设力量及较好的培训水平，用户购买软件后就得不到好的应用培训，那么使用效果必然事倍功半，甚至不能使用。
    
　　2． 售后维护

　　这项工作与应用人员自身的会计素质和计算机水平有关。目前，我国会计电算化工作刚刚起步，财会人员中的计算机水平一般较低，如果应用过程中的疑问得不到及时指导与解决，势必影响应用人员的信心和会计电算化的应用效果。因此，用户应录把厂商能否提供优质的咨询与维护服务俟为考查重点。对一些在全国有分支机构（或代理机构）的销售厂商，用户还必须考查其全国性经销服务网是否全面，能否保障其各地的分支机构（或代理机构）顺利应用会计软件。
    
　　3． 软件保修
    
　　软件保修指软件出现损坏时，能否得到及时的修理与更换。
    
　　4． 版本更新
    
　　软件版本更新主要指开发制造单位根据会计制度的变化和用户单位具体问题及时地统一调整软件与更新版本。这一工作关系到所应用的软件是否有后劲，应用单位能否减少后期投入。
    
　　（四）成本效益分析
    
　　成本效益分析主要是确定商品化软件的购置费用是否在于系统整个费用中为商品化会计软件所作的预算。一般说来，商品化会计软件的购置费用包括软件费用、技术培训费、维护服务费用、安装费以及其他配套费用。单位一般应确定几个厂家产品的购置费用，从中选择购置费用最低（肖三项条件又好）的软件。
    
　　三、 选择商品化会计软件应注意的问题
    
　　在选择商品化会计软件中应注意以下问题：
    
　　1． 要注意购买原版的会计软件。其原因有二：
    
　　（1） 商品化会计软件厂家只对原版软件进行维护和版本更新工作，因为非原版软件有"盗版"之嫌；
    
　　（2） 商品化会计软件厂家对其软件进行了加密。用户如购买其他拷贝软件，有可能会出现软件中数据的丢失、变化，甚至极有可能引入计算机病毒，影响会计工作的正常运行。
    
　　2． 应购买经过财政部门评审的商品化软件，其原因有四：
    
　　（1） 通过财政部门评审的软件是符合国家规定的软件，只有通过财政部门评审的软件才能代替手工记账。
    
　　（2） 通过评审的软件是由有关专家进行了详细的测试后通过的，专家对软件的评价比单位选购人员的评价要准确全面得多。
    
　　（3） 有财政部门对有半软件的鉴定材料。
    
　　（4） 财政部门对商品化会计软件的售后服务总是进行晷管理，从而解决电算化的维护问题免去用户的后顾之忧。
    
　　3． 应注意商品化会计软件是否对外提供有接口，接口是否符合要求
    
　　这主要有以下四个原因：
    
　　（1） 商品化会计软件是通用软件，单位有时需根据本单位的特点增加一些特殊功能。
    
　　（2） 单位有可能只有某些应用业务中作用商品化会计软件，而其他应用业务则需自行开发软件，两者需有机地结合起来。
    
　　（3） 单位的会计电算化工作是不断发展的，当开展新的电算化项目时，它们需要与已购置的商品化会计软件连接起来。
    
　　（4） 单位有可能因某些应用项目购买某一个厂家的软件，而另一些应用项目购买其他厂家的软件，两者需要连接成为一个系统。
    
　　4．应注意厂家提供的文档资料的质量优劣。一个好的会计电算化软件应包括程序与文档两部分内容，许多使用单位不重视文档资料。事实上，文档资料对商品化会计软件的选择以及使用、维护都有着生要意义。