对于购买的商品化软件或有关部门推广的通用软件，使用前需要整理本单位会计业务，确定电算化情况下记帐方法、核算形式、核算内容和方法、制定相应的管理制度、培训有关应用人员、建立相应的组织机构以及系统初始化等主要工作。对于自己组织研制的会计核算软件，会计核算业务整理和记帐方法、形式、内容等都在系统分析阶段就已确定，运行前准备工作的内容主要为组织机构设置、调整和人员分工、制度制定及初始化等。
下面主要介绍商品软件运行前的准备工作。
一、会计核算业务的整理
购买了商品化会计核算软件后，接下来要做的第一件事就是要整理本单位会计核算业务，使之适应电子计算机处理的需要。在手工核算下，一些单位，特别是会计基础工作较差的单位，会计工作规范化较差，帐、证、表格式、内容混乱，核算方法、程序不统一。同一类业务，不同的人做法不完全相同，而且不符合有关要求。会计软件不提供某一具体核算的不规范处理方法，并且商品化会计核算软件的功能、相应的处理过程、方法和有关约定、要求都是在软件研制时就规定好的， 所以作为商品化软件与本单位手工核算方法之间，不可避免地有一定差别。要消除这些差别，一是对对商品化软件作适量的二次开发、修改，但二次开发的量不能太大，否则就等于自己组织研制了；二是对单位会计核算业务进行整理、调整，使之满足商品化会计核算软件的要求、规定。
二、记帐方法，程序的确定
记帐方法，曾经有借贷记帐法，增减记帐和收付记帐法在种。有的商品化软件可提供记帐方法的选择，有的只能适应某一种记帐方法。一个单位一般只采用一种记帐方法。目前，一般用借贷记帐法。目前手工核算方式，一般有记帐凭证记帐程序、日记帐记帐程序、科目汇总表记帐程序、汇总记帐凭证程序等几种形式。采用电子计算机处理之后，业务量大小已不是主 要矛盾，因此计算机内没有必要沿用手工记帐程序记帐，没有必要对记帐凭证进行汇总或科目汇总等，依据记帐凭证直接登记明细帐、日记帐，然后总分类帐。目前一些单位的计算机记帐程序仍沿袭原单位手工记帐程序，就没有很好地发挥计算机的优势、作用，影响处理效率的提高。
三、科目编码方案的确定
商品化会计核算软件一般都对会计科目编码作原则规定，并允许各单位根据自身要求进行设置。因此软件使用前需确定本单位会计科目体系及其编码。电算化条件下，会计科目设置既要符合会计制度规定，又要满足本单位会计核算和管理要求，同时要考虑该商品化软件对会计科目编码的规定要求。我国会计制度对工商等行业的总帐科目及其编码，由财政部统一规定。在保证核算指标统一性的前提下，可根据实际需要并征得同意对统一规定的总帐科目作必要的补充。至于明细科目，有的在国家制度中规定，有的则可根据企业管理需要由企业自行规定。在满足会计核算和管理要求；其次，科目设置应满足会计核算的要求；其次，科目设置应满足管理要求；最后，科目设置应满足编制报表的需要。
四、凭证、帐簿的规范化
商品化会计核算软件中，一般都规定记帐凭证的种类和格式。不管怎样规定，都需对手工记帐凭证进行规范统一，以满足计算机输入需要。在会计核算软件使用前，要确定哪些明细帐为数量金额式，哪些为三栏式，或多栏式，如果软件不提供多种帐簿格式的选择，同时核算又需要多种格式，则或进行二次开发，或设立辅助明细帐以弥补软件功能不足。为了保证从手工方式到电算化方式的顺利转换，还必须核对帐目，保证帐证相符、帐帐相符、帐实相符。科目期末额必须整理，同时还应注意往来帐、银行帐的清理。
五、会计核算业务的规范化和方案确定
这里，会计核算业务主要指固定资产、材料、工资、成本、销售核算业务。固定资产折旧方法目前有三种，即综合折旧法，分类折旧和单台折旧法。目前国家规定，按分类折旧法计提折旧，使用计算机后完全可按单台计提折旧。因此若软件提供单台折旧方法，应尽量实现单台折旧。材料核算，一般电算化情况下，核算到大类或小类，个别种类核算到规格，比较合理可行。原先各单位工资核算的内容基本上是统一的，只是在工资项目上有所差别，但随着经济体制改革的深入，工资计算方法差别也越来越大，有计时、计件工资，有工效挂钩的效益工资，奖励浮动工资等。成本核算方法的确定，一要看企业生产特点，二要看企业管理要求。企业生产特点可分为大量生产、成批特产和单件生产。手工核算方法，一般都已考虑生产特点，由于手工核算的局限性，其成本核算往往难以满足企业管理的需要。成本核算方法一般都从计算产品成本出发，而对于成本控制、部门责任成本的核算与考核目标成本的计算等很少考虑。随着企业逐步走向市场，成为独立的商品生产者，对于内部管理的要求越来越高，成本计算除了满足产品成本计算外，还要在成本过程控制、责任成本、目标成本的考核方面发挥作用，因此在设计成本核算方案时，要充分考虑这些管理的需要。
系统试运行
一、初始化工作
它是指在系统运行前，根据确定的核算方案和软件提供的功能，输入总帐、明细帐余额，定义有关帐表结构、内容和处理方法，输入有关系统内相对固定的数据，如固定资产、工资固定信息等。这样，当日或当月发生的有关业务凭证输入计算机后，就可以试运行了。系统初始化主要包括如下几个步骤：
（1）建立科目编码及中文名称对照表，输入全部总帐、明细帐科目期初余额。
（2）输入有关核算子系统固定数据，主要包括职工工资数据、固定资产卡片、材料名称、编号和计划价格、产品名称编码、产品定额成本、工时费用定额等。
（3）定义帐、表结构、内容及计算公式。
初始化通俗的解释是“前期准备”或者“怎么开始……”。我们把手工管理的帐务工作搬到计算机中去进行处理，这就需要把目前手工帐本上的帐目、帐面数据转换到计算机中去。这个过程我们叫做“帐务初始化”。
帐务初始化主要有以下三个方面的工作：
（1）建立符合本单位财务管理要求的管理控制体系。
（2）建立符合本单位核算要求的科目体系。
（3）建立适合本单位核算要求的软件功能体系。
在帐务初始化功能中一般都有系统管理子功能，它的主要工作一般包括：财务人员工作及权限的分配、建立适合本单位核算要求的帐务结构体系等。
二、建帐
建帐功能要解决的主要问题是：
⒈ 如何根据自己单位的业务情况建立科目核算体系。
⒉ 如何建立帐簿， 形成总帐、银行帐、现金帐、三栏明细帐、多栏明细帐、往来帐等。
⒊ 根据本单位的核算要求或习惯确定凭证的分类方法。
⒋ 进行上年期末余额的结转工作并对结转的期初数进行平衡校验。
⒌ 年终结转工作。
三、填制凭证
在完成了科目设置、年初余额设置、银行帐初始化以及往来帐初始化等工作后，我们开始进行诸如填制凭证、复核凭证、登记银行、现金日记帐的工作，这几项工作统称为日常帐务工作。填制凭证是会计日常的主要工作，财务人员根据原始凭据做出凭证，然后录入到计算机中，这个过程就是填制凭证。在填制凭证时要根据软件，应考虑：
（1）一张凭证是由哪些因素构成的？
（2）填制一张凭证的步骤有哪几步？
（3）怎样填制一张带有外币或者数量核算的凭证？
（4）怎样在填制凭证时增加一个科目？
（5）怎样修改一张正在填制的凭证？
（6）怎样修改一张已经填好的凭证？
（7）怎样删除、查询打印一定条件的凭证？
为了保证凭证的正确性与合法性，我们要对填好的凭证进行复核，只有通过复核的凭证系统才应允许登帐。
银行日记帐与现金日记帐的登录功能也要具备。
四、登帐
主要包括：
⒈ 凭证汇总：按用户指定的汇总条件对满足这一条件的所有未记帐凭证进行汇总，产生科目汇总表。
⒉ 记帐： 将用户所填制的已审核未记帐凭证分别登录到相应的帐簿上去，同时产生往来帐及要与银行进行对帐的“待核银行帐”。
⒊ 对帐：对帐的原则是：①总帐借方合计=总帐贷方合计； ②上级科目借方发生额总计=其下级所有科目借方发生额总计； 上级科目贷方发生额合计=其下级所有科目贷方发生额合计。
⒋ 结帐： 当本月的凭证都已记帐后，我们要将该月的帐封好，以免再次被记帐。
结帐的原则是：在结帐的月份内，不允许含有未记帐凭证，否则将不予结帐并提示相应信息。
五、自动转帐
为了解决手工核算中的转帐工作，减轻劳动强度，可以对部分帐务实行自动转帐。
六、帐务数据的查询与打印
包括对科目余额表、总帐帐页、明细帐帐页等会计资料的查询、国内较好的商品化软件都做的非常灵活。特别是基于WINDOWS操作环境的客户机/服务器结构的帐务软件。
七、银行对帐
⒈ 银行帐的初始化： 将所有未与银行对上帐的业务输入到计算机中，以便于利用系统继续与银行进行对帐工作。
⒉ 输入银行的对帐单。
⒊ 银行对帐： 通过本单位的银行帐与银行对帐单之间进行核对的工作，即银行对帐，能清理出银行和本单位的未达情况。
⒋ 查询银行存款余额调节表。
⒌ 查询银行未达帐。
⒍ 查询单位未达帐。
八、往来帐管理
往来对帐就是要完成具有往来业务的单位之间、单位部门之间以及单位与个人之间的往来帐目核对工作。
一般包括：
⒈ 往来明细帐定义
⒉ 往来帐初始化
⒊ 往来户档案管理
⒋ 往来帐查询与打印
⒌ 往来对帐
⒍ 对帐单的查询与打印
⒎ 往来户余额的查询与打印
九、日常管理
一般包括如下功能：
1. 月结帐务数据做备份
2. 数据备份与恢复
3. 操作人员管理
4. 查询打印
5. 网络与数据库管理等
以上功能的介绍，是针对一个典型的帐务系统一般所具有的功能，对于各个帐务系统来说都有或多或少的变化。对于其它的系统如：报表系统、工资管理与人事管理系统、材料核算子系统、成本核算子系统、产成品与销售核算子系统等的功能与性能这里不再细述，可参考其系统说明。
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