利用电子表做辅助审计工具的探索

    我是1993年应聘到秦皇岛会计师事务所搞电算应用工作的，开始利用电子表软件处理会计报表，当时是在286PC机，DOS平台上用SUPERCALC3电子表软件进行的。1995年以后在586机型，WINDOWS平台上利用EXCEL电子表软件处理会计报表。通过五年多的实践和探索，对利用电子表软件做辅助审计工具的问题，谈点体会和意见。

　　一、利用电子表软件做辅助审计工具是当前较好的选择

　　电子表软件现在已经发展成为办公自动化软件当中比较突出一类组件，应用非常广泛，很多“三资”企业招聘时，把应用EX—CEL电子表软件定为必会技能之一。80年代初期我国移植和汉化开发的有：LOTUS1—2—3、SUPERCALC3、 0FFICE； CCED等电子表软件，这种软件的最大优点是根据人们处理数据或事务时运用表格形式的习惯，直接把表格显示在屏幕上，通过设置项目和公式，输入原始数据，不用编程，就能自动计算和生成表格以至显示分析图表。90年代电脑硬软件快速发展，特别是WIN—DOWS平台上的EXCEL电子表软件经过深化和汉化，其功能大大提高。例如EXCEL97还在新建选项当中设计有处理中国国家统一规定的财务报表和建设项目表格的模板。应用时既快又方便。稍加修改就可应用。再者近几年我国注册会计师队伍质量提高了，但是电算应用水平还很不平衡，特别是能自行编制辅助审计软件的人还很少， 自编软件推广应用也很不容易。然而学会利用电子表软件做辅助审计工具就比较容易了。目前还没有看到比较成熟和适用的辅助审计商品软件。所以说利用电子表软件做辅助审计工具是当前比较符合实际和比较好的选择。

　　二、利用EXCEL做辅助审计工具的探索

　　所谓辅助审计工具， 当然不能只是指利用计算机将会计报表照样打印一遍。应该通过电脑应用具备审核计算准确性和勾稽关系逻辑性，自动计算，自动生成所需样式的表格；几个会计表之间数据能够按匀稽关系自动传输，还能对该客户单位所审期限经营管理状况自动提供分析数据等等。甚至还应考虑到老客户后续服务的数据自动提取以及便于查询的需要。上述作为辅助审计工具的初步要求条件，利用EXCEL软件，基本上能做到。

　　1，一类会计报表的多表文件都建立在一个工作簿当中，利用其可以设计多个工作表的功能，分别设计资产负债表、财务状况变动表(1998年后已改用现金流量表)、损益表、利润分配表以及计算准确性和勾稽关系逻辑性审核显示。还可以设计所审单位该期经营状况的指标分析图表显示，后续服务数据提供报表显示等等。

　　2．在各个工作表当中，所有合计数或可以从报表中计算出来的数，都输入公式，让软件自动计算提取，实际上每一个输入公式的单元格，都是所涉及数据准确性的检验窗口。

　　3．利用一个工作表显示审核计算准确性和勾稽关系逻辑性窗口。凡是具有相等平衡关系的，都可以利用减法公式。这样显示“0”，就是准确；显示差数，就是不平衡，也就是错误，有这一具体差数，寻找错误点，就方便多了。

　　4．以一个完整的会计报表系统作为模板，如：在调试之后的工业企业会计报表上，再修改成其他类别会计报表系统，用复制方法，非常方便。

　　在实际应用时，一般有两种情况：一种是制表人亲自上机处理；另一种是制表人与上机者分别负责。应该提倡注册会计师亲自动手。采用的办法是： (1)只输入原始数据，凡是有公式的，让计算机去计算。输入后与底稿核对，这就可以反映出错误的地方了。底稿数凡是与计算机公式计算数不同的地方，不是输入时数据输错了，就是原始表中某项“被用数”错了，具体错误点很容易找到。(2)将会计报表中必须保持的平衡关系和勾稽关系的相关数组成判断公式，从而保证报表的计算准确性和勾稽关系逻辑合理性。

　　三、辅助审计工具软件的开发和展望

　　作为完全满意的辅助审计工具来说，利用电子表软件还有很多不足之处。特别是审计工作中的很多具体需要，例如需要随时参阅的经济参数和计算公式，审计工作底稿和审计报表的保管和查询等，还有满足客户咨询服务的具体要求等等，就得利用数据库软件或其他软件来编制。 当前选用VISUALF0XPR0比较实际。最关键问题是注册会计师和计算机技术人员必需密切结合。计算机应用技术与审计工作专业技术密切结合，才能产生把审计工作水平提高到一个新台阶的优良软件。

　　最后还提一下用SC3软件编制会计报表软件的特殊使用价值。SC3软件虽然已经是很落后了。当然有条件的单位或个人应该利用EXCEL软件做辅助审计工具。条件困难的单位可用SC3软件， 它可在DOS平台上，在没有硬盘低档机上，都可以运行。因为SC3电子表软件，工作簿只是一张二维表，最大利用横63列，竖254行。我们把资产负债表、利润表、财务状况变动表都建立在这一张表上，左右分域。并又设计好公式，就可以达到了上述作为辅助审计工具的应有功能，现在买这类档次的计算机，几百元就解决了。