从会计的角度看EDI中电子票据的优点

　　电子商务是指实现整个贸易活动的电子化，它一般包括以下四种类型：商业机构-商业机构、商业机构-消费者、商业机构-政府、消费者-政府，其中商业机构之间的电子商务交易量几乎占全部电子商务交易量的80%以上。商业机构之间的商务活动需要遵循一定的惯例和程序，因此它们主要依靠EDI（Electronic Data Interchange，电子数据交换）来支持。电子数据交换是指贸易双方按照协议，对具有一定结构标准的信息，通过数据通讯网络，在参与贸易各方的计算机间进行传输和自动处理的通讯活动。由于EDI旨在实现票据传偷的电子化，于是电子票据应运而生。电子票据与传统手工填写的表单相比，有以下几个优点；

　　一、自动生成

　　传统的手工会计从输入数据到最终的财务报表的形成，每一个环节上数据的转移都需要人工干预，这无疑会增加出错率，同时还延长了信息滞留时间，也浪费了大量人才资源；电子票据由于是依附于EDI系统而自动生成的，因此除了初始数据是由人工输入的外，其它处理过程，如凭证的填写、明细账的登记到最终报表的生成都由计算机内的EDI系统配合自身的财务会计软件根据既定程序自动完成。

　　二、便于储存

　　管理传统纸质表面需要专用物理空间和大量人力资源，对于规模较大的公司来说，还必须分散存放，这对会计工作产生诸多不便；而运用票据电子化的企业则可采取高效、灵活的表单分发方式，使企业无需拥有存储表单的物理空间和大量的表单管理人员，即使是跨国公司，也可以使用电子字典实现表单的统一存放，实现零表单库存。

　　三、便于查询

　　在传统的表单管理体系中，会计人员进行检索、查询比较麻烦、特别对一些大型跨国公司而言，海量的库存表单由于分散存放查找起来难度更大；而电脑的检索系统发达，因此查询起来非常便捷。

　　四、节约费用

　　传统的表单在需要改动时必须重新设计、印刷、分发，这对会计人员来说又是一项繁重的工作，同时旧表单只得作废。目前，全世界占公司文件80%的预印表单，每年将耗费60亿美元的印刷费和1200亿美元的存储、分发、处理费用；电子票据由于没有表单库存、因此在表单需要改动时，会计人员只要在原表单的基础上，利用图形化设计工具进行修改，新表单可以立即制成，并进行分发，这样一来，根本就不存在报废表单的问题，费用也会大大减少。

　　五、分发及时

　　传统表单管理一般是先由总公司财务部门设计、打印，然后分发到各下属部门以及子公司统一使用，这样新表单跨地域的分发将很难及时到位，并且表单的发送量和需求量难以相配：而电子票据管理模式采取的方法昌先由总公司财务部门设计好方案后，将设计方案向下分发，由下属部门或子公司按需打印，并且基于网络通信传输操作的发送，能够保证新表单立即送达企业的所有部门和子公司以及客户手中，同时在任何地点、任何时间里，对会计人员提用的表单总能报出正确的最新版本，解决了分散的表单处理模式与表单需要集中管理这一矛盾。

　　六、兼容性好

　　一张传统表单往往不能满足众多用户不同的使用要求，但会计人员不可能为个别用户的特殊要求而对整个表单进行修改，因此它只能做到兼顾大家；电子票据的动态系统则能够适应不同使用者对表单的不同需求，包括不同人员对表单数据的不可见性要求，且输入数据不会溢出。

　　七、零冗余填写

　　传统表单往往都是会计人员采用手工填写或针式套打，速度慢，并且数据的有效性靠人工检验，容易出错，而且不同表单常常有众多相同内容的冗余填写；电子票据由于采取了数据与表单数据域自动匹配的方式填写，因此可以实现多个表单的零冗余填写，而且通过数据库与表单数据的映射，实现了高度的表间一致性和表间关系映射，同时填写时能够对输入信息进行自动校验。

　　八、解决会计人员

　　传统的表单处理繁杂、琐碎，耗费了企业会计人员大量的时间和精力，使其难以发挥自身的专业优势参与管理工作；而一旦企业在EDI系统的基础上配合自身的财务会计软件系统，完成了票据由外到内、由内到外的电子化，以及由此自动生成电子化报表的工作后，会计人员则真正可从“体力劳动”中解脱出来了，他们将有更多的时间和精力，利用专业的财务知识投入到企业的财务管理、财务监督、财务预决策的工作中去，这样一来也有助于会计人员在企业当中地位的提高。

　　以上谈到的电子票据所具有的这些优点，使之已成为整个EDI系统中必不可少的一个组成部分，同时它对会计工作从以核算为主转向以控制、决策为主也起到推动作用。随着电子商务的迅猛发展以及EDI的深入运用，电子票据作为信息载体所起的桥梁作用，将越来越重要，它也必将得到进一步的完善与发展。