会计软件的日常运行与维护

　　（一）人机并行
 
    计算机与手工并行是指会计软件使用的最初阶段人工与计算机同时进行会计处理的过程， 这是试运行阶段。此阶段的主要任务是：检查建立的会计电算化核算系统是否充分满足本单位要 求，使用人员对软件的操作是否存在问题，对运行中发现的问题是否还应进行修改，并逐步建立 比较完善的电算化内部管理制度。 

    在试运行阶段，会计人员要进行双重劳动，但这是十分必要的。在此期间，通过进行手工 与计算机处理结果的双向对比与检验，能够考查会计软件数据处理的正确性，能够考查相关人员 的操作熟练程度和业务处理能力，并通过实践，进行电算内部管理制度的建立。应该说，这是手 工会计系统移至会计电算化系统的试验阶段，也是手工系统与计算机系统相互适应的阶段。它的 顺利进行，是以后一定阶段会计电算化系统持续正常运行的前提。 

    试运行的时间，应放在年初、年末、季初、季末等特殊会计时期，这样才能取得全面的人 机比较数据，预先估计可能出现的问题。一但出现问题，要及时采取措施，进行防错纠错。 

    在试运行阶段，前期以人工为主计算机为辅，后期则以计算机处理为主。各会计单位只有 假设计算机在处理实际帐务，才会充分考虑可能发生的问题，提高操作熟练程度。 

    计算机与手工并行工作期间，可以采用计算机打印输出的记帐凭证替代手工填制的记帐凭 证，原始凭证应附于相关记帐凭证的背面，根据有关规定进行审核并装订成册，作为会计档案保 存，并据以登记手工帐簿。如果计算机与手工核算结果不一致，要由专人查明原因并向本单位领 导书面报告。 

    并行一个阶段后，要开始建立各项管理制度，并根据实际运行中出现的问题，不断改进完 善。尤其对上岗操作软件人员的权限分配，应在申请替代手工记帐前都能按规定设置完毕，进入 正常工作状态。对替代手工记帐后会计人员的岗位职责也应有明确的要求和岗位考核。
 
    （二）日常运行
 
    1.输入凭证是电算化软件的原始数据，是各种凭证单据，在帐务处理软件中是记帐凭证， 在材料核算软件中是各种出库、入库单据，在销售核算软件中是发票、产品出库单，等等。只有 将这些凭证单据输入到计算机后，才能由计算机进行处理。因此，凭证输入成了电算化后新增的 工作，而且是需要花大量时间才能完成的工作。
 
    凭证输入前，应先经过检查和预处理，不合法、不正确、不合理、不真实、内容不完整的 凭证不能输入。可以根据计算机的需要在用于输入的凭证上加写有关代码、编号等内容，进行预 处理，以方便凭证输入。
 
    凭证输人计算机后要进行复核，复核输入内容与原件是否一致，防止有意无意的错误。复 核人员和输入人员不允许同为一个人。直接使用原始凭证在计算机上编制记帐凭证，用计算机打 印的记帐凭证代替手工记帐凭证的单位，应保证打印出的记帐凭证内容齐全、签章齐备。凭证可 以集中由一人输入，也可以各个岗位编制的凭证由本岗位输入。 

    2.凭证复核是输入的凭证必须由另一人复核后才能用于记帐，计算机复核的内容包括合法 性、合理性、正确性、完整性和真实性。计算机内凭证的复核可以采用屏幕查看复核、打印输出 复核、重复输入复核三种方法。对于已复核后又发现有错的凭证可允许修改，但修改后必须再次 复核。复核人员的姓名必须在机内随凭证永久记录，以明确责任。
 
    3.记帐、计算成本等各种计算机处理是自动由计算机完成的，只要将原始数据正确输入计 算机，计算机就能按事先设计的程序完成各种帐簿的登记和各种计算工作，节省大量人力。 

    4.输出帐簿是采用计算机核算后，所有帐簿平时均保留在计算机内，日记帐必须每日打 印，明细帐和总帐可根据需要按月、按季或按年打印，不满页时，可满页后再打印，但不能不打 印。打印时，有关表格线可省打。打印后的帐簿应连续编号，应由专人检查后再作为正式帐页进 行装订，以符合《规范》要求。
 
    5.编制会计报表是根据帐簿编制的，也是由计算机自动完成的，通常每月月末进行。我国 的通用会计软件通常都提供通用报表生成器或专门的报表功能模块，帮助用户编制各种对内、对 外会计报表。编制会计报表工作是日常核算中较为复杂的工作，应由会计和计算机水平较高的会 计人员完成。应保证报表中的会计数据与帐簿一致。应对报表数据进行审核并签章后再报送有关单位。 

    （三）日常维护 

    与手工核算不同，由于电算化核算采用了许多先进设备和技术，对其日常维护就成了会计 核算中一项重要工作。日常维护包括硬件维护与软件维护两部分。维护一般由电算维护员负责， 软件操作员等其他人员不得进行维护，电算主管可进行维护监督工作。