试述会计电算化软件开发的思维转变

    随着市场经济的发展和知识经济时代的来临，计算机等信息技术在世界各国经济管理领域的应用正向纵深方向发展，会计电算化就是其中一个有力的例证。但我国的会计电算化软件开发的思维模式，还在很大程度上停留在计算机代替手工会计核算的工具上，即会计原理在计算机上的再现，会计电算化软件仍以“核算”型会计软件为主，缺乏相应的管理职能。由于受该思维的影响，软件开发主要考虑如何接近会计准则和会计制度，较少考虑计算机固有特点和优势，还有设计出来的会计电算化软件追求通用性高，而忽视了具体行业或特殊业务的应用。这一问题离我国的会计电算化事业发展要求差距较大。笔者认为我国的会计电算化软件开发思维要在许多方面及时转变。

　　一、电算化软件开发要从以会计准则、会计制度为准型，向以会计准则、会计制度和计算机核算特点相结合型转变

　　1、会计平衡验证方面的转变。在手工会计下会计准则、会计制度规定在登帐时，对总帐和明细帐，分别由两个或两个以上的会计人员根据审核无误的原始凭证或记帐凭证、科目汇总表等进行平衡登记，目的是对于发生的错误可以利用这种平衡登记方式检查差错。但会计电算化后，由于总帐和明细帐的数据均来源于原始凭证或记帐凭证，计算机按照登录总帐和明细帐的程序命令将数据从凭证数据库中转移到总帐数据库和明细帐数据库，只要记帐凭证审核无误，计算机的内部运算不可能发生数据运算错误。所以，总帐金额一定衡等于各所属明细帐余额之和。那种在会计实务检验中占据重要地位的、用来检验实务工作是否正确的最基本“平衡验证”，仍出现在会计电算化软件中，就成为画蛇添足。

　　2、日记帐和明细帐功用的转变。手工会计通过对现金、银行存款设置日记帐，主要是现金、银行存款的流动性强，业务频度较大，比较容易出现差错和舞弊。通过日记帐达到日清月结，从而增强了对货币资金的管理。设置明细帐主要是为了归类信息，便于查询。当实行会计电算化后，利用计算机较强的运算速度和可靠运算能力，对各种记帐凭证进行统计和求和，并对记帐凭证提供多种查询方式。如日期、凭证号、摘要、科目代码、单位名称、金额、凭证类型等，若要了解货币资金的收支结余以及各明细帐的情况，只需敲入几个指令，其结果便跃入屏上。针对货币资金管理的独特性，我认为改每日登记为每隔5天（或10天）登记一次，而对于明细帐除了年终存档外，平时就没有再设一个模块每月都去登记日记帐的必要了。

　　3、会计信息传输形式的转变。在手工条件下，信息载体是纸张，不仅成本高，而且使大容量的信息处理和大范围的信息交流极受限制；同时运算速度慢。因此，对外提供信息时不得不将信息予以综合，并且主要采用定期（每月或每年）发布通用财务报告的方式输出会计信息，然后输入到使用者那里，使用者再将其进行解集。
　　
　　现行的不少会计电算化软件为了紧扣会计准则和会计制度这个轴心，使手工会计在计算机上再现，导致软件开发思维停留在现行传输模式下。这种模式的主要局限是现行传输的时空固定化、格式化和高度集中化。在经济内容纷繁复杂、经济业务与市场瞬息万变的时代，已满足不了管理者的需要了。因此会计电算化软件开发应充分利用计算机资源，除了定时、按规定格式提供信息外，更多的精力应花在设计出适时提供各种现行使用者所需的各种信息，通过网络系统使得各信息使用者能及时、有效地选取，分析其所需的信息，作出各种决策，不必再等到分期报告出来之后，获取那些经综合的历史信息。这种合计信息传输模式如下：

　　二、电算化软件开发从“核算型”向“核算与管理相结合型”会计电算化软件转变

　　1、会计电算化软件开发除了服务于会计核算，还应服务于管理需要。会计的基本职能是核算，但是由于现代科学技术在会计领域的广泛应用，原来需要较长时间才能加工处理完成的会计信息，现在即刻便可完成，因而会计的基本职能也延伸至以核算与管理并存。这不仅是计算机在会计应用中产生作用的必然结果，同时也是市场竞争给会计电算化软件开发提出的客观要求。在竞争激烈的市场环境下，企业愈来愈重视管理和效益。瞬息万变的市场竞争，单纯的核算型财务软件，已明显不能满足企业经营管理各部门的要求。企业要求从采购管理、库存管理、销售管理，到会计核算应收、应付帐款管理、成本管理、财务分析预测实现一体化。比如供应部门要求随时可以提供原材料的供应、生产和余额情况。还要提供每个供应商的姓名、地址以及商品价格及距离等信息，以便及时作出向谁来购、采购多少、以什么方式采购等决策。又如销售部门要求随时全面提供企业应收帐款的帐龄分析表、客户历史付款情况、产品销售结构、以及库存情况，以便签订销售合同，组织货源等。因而在会计电算化软件设计，除了考虑核算上的方便之外，还应考虑能与管理系统数据实现资源共享。

　　2、会计电算化软件开发应突破现行核算时空跨度上的局限性，将事前预测、事中控制、事后分析3个环节有机联系起来，构成一个无缝连接的良性循环整体，为企业的管理提供更有效的信息支持。

　　3、通过逐步完善，使电算会计发展成为以会计为核心的信息管理系统，形成融会计分析、会计决策、会计专家为一体的系统，会计职能转变。

　　三、电算化软件从通用型向通用与市场细分相结合型转变

　　近年来不少财务软件厂商基本是一套软件使用于不同类型、不同规模的用户，对行业特征和单位的核算特点考虑不够，导致不少施行电算会计的单位，仍要会计人员做大部分辅助工作，由各种经济组织形式组成的混合经营型企业，更是如此，致使更多的中小企业对会计电算化处于观望之中。其原因主要是软件开发商缺乏既熟悉会计，又精通计算机的复合型人才。由于经济业务存在许多共性，开发通用型的会计电算化软件是必要的，但是通用型软件适用性差、范围窄。因此，开发软件应注意以下几方面的问题：

　　1、合理选定通用会计软件的适用范围。如设计适用于一切企事业单位的通用会计软件，由于要求适用范围大，开发难度大，没有实际意义。建议按农业、工业、商业、外贸、金融、行政机关、科研事业单位的特点，分别开发设计出适用这些行业的不同通用会计电算化软件。

　　2、找出各单位的共同业务，设计出通用化的功能模块，如工资、固定资产、货币资金等核算，可设计通用化模块。对于不同行业、规模等具体单位的核算特点等。可分别设计不同的模块，如银行的流动资产、施工企业的产成品。成本核算、存贷计价等，分别根据不同行业或客户需求设计不同的模块。用友公司推出了面向不同企业、不同管理模式的系列产品（UFERPG，UFERP－M和UFERPS），安易公司的Anyi2000也将其产品划分为高端产品（适用于大型企业和特大型企业），中端产品（适用于中型企业和行政事业单位）和低端产品（适用于小型企业）。同时对于特殊用户的要求，必要时可作少量的二次开发。

　　3、提高营销人员的编程能力，强化售后服务功能。由于我国广大会计人员的计算机水平比较低，对会计电算化了解不够，在使用初期操作经常会出现差错，导致计算机不能正常运行，离不开营销人员的系统维护；同时，软件二次开发的大部分工作需要营销人员完成。这些都要求提高营销人员编程能力。

　　四、电算化软件开发在选择会计核算方法上应由简便性向会计决策有用性转变

　　在会计核算中，对于同样的经济业务，可能存在着不同的备选方法。这些方法各有优缺制点。在手工会计条件下，会计方法的选择依据有二：一是会计信息的决策有用性；二是简便性。一些能够使会计信息更加有用、更加科学的会计方法，由于操作上的难度而不得不被忍痛割爱，如辅助生产费用分配中的代数分配法、计提坏账准备金的帐龄分析法、债券摊销的实际利率法等。在会计电算化条件下，无论多难的会计核算方法，计算机都能在瞬间完成。因此，简便性不再是会计方法选择的依据，而代之的则是会计决策的有用性。

　　五、会计信息由单调的输出方式向融视听、图型为一体的多形式输出方式转变

　　由于会计工作的枯燥无味，以及计算机屏幕强光刺激，时间长了会计人员容易疲劳。因此，充分利用多媒体技术，使得提供的信息不仅有传统的表格；同时，在一些必要的情况下还可以提供图像化，以及音讯的信息。如在登录记帐凭证时，若出现借贷不平衡，计算机会出现鸣笛或语言预警提示；帐龄分析表背景颜色可以采用由浅到深的颜色来提示哪些款项可能会出现坏帐？哪些款项已到收帐期等。这些无论对于信息输出和管理都是有益的，同时还能满足使用者对信息在视觉美感和动态方面的要求，这些对提高会计人员的工作效率和会计软件的宣传推广都是有很大帮助的。