我们知道在会计业务中存在一类凭证，这类凭证多是转帐类，它们每月重复或年年重复且有规律地出现。如：每月提取折旧费，按月上交税金，按月发放工资，月底结转管理费用到损益账户，年底进行收入、费用的决算等。这些凭证的摘要、借贷方科目，金额的来源或计算方法基本不变，如果我们要编制此类凭证，每月都将做许多这样的重复工作，而且所取金额必须从计算机记帐后随时查阅，记录后才能录入，稍有不慎，就会出现遗漏或输入错误。因此在财务软件的帐务处理系统中专门设置了“自动转帐分录定义”模块，我们可以把此类凭证的摘要、借贷方科目，金额的来源或计算方法预先设置定义好存入计算机，并用不同的“分录号”标记命名。随时使用时，告诉计算机“自动转帐分录”的分录号，由计算机自动调入该“自动转帐分录”，并根据预先定义的金额来源或计算方法自动取数，填制相应的金额、产生凭证。这样就不必经常重复输入此类凭证，可以成倍地提高录入速度。
自动转帐分录必须先定义后使用。在定义过程中有一定的难度，如熟练掌握了电子报表取数方法，在此定义则难度不大，一旦定义成功，使用起来非常便捷。下面以安易软件为例介绍一下自动转帐分录的定义。
定义自动转帐分录有三个难点解决了，其他问题也就迎刃而解了。一是“借/贷”符号的录入；键入“J”则为“借”，键入“D”则为“贷”，至于方向与正常编制凭证的方向相同；二是会计科目的输入，可以输入助记码，也可以按F2键调出一张科目代码，科目名称对照表，选择应选科目则可；也可以直接输入科目代码；三是金额来源，这是难点之中的难点。它主要指此科目的人民币金额如何取得。此时按F2键可出现表达式复选框，双击所选项后出现金额选项框，双击所选项后确定既可。在实际工作中金额来源表达式是不同的，一些是从科目表取数，一些是从部门表取数，也有一些是常数和凭证输入数，应根据实际情况逐步摸索使用。象税率、折旧率、分配系数等则选“常数”。此时，出现“转入常数”窗口，提示输入一个常数。如税率为33％，则常数输入0.33，表达式中则乘以0.33作为常数的来源。为加快定义自动凭证速度，在自动凭证左下方有“公式递推”框，对于同类科目，如52101（管理费用－工资）、52101（管理费用－办公费）、52103（管理费用－其他）等，在金额来源设定中只要设定一项公式后，点击“公式递推”后，521的每一个下级科目都会自动增加，公式也会相应扩展。
定义好的自动凭证，为验证其正确性，便于修改，可单击“试编”，试编后的数据不会存入计算机，也不参与记帐，你可放心使用，当然不可轻易使用“编制”，否则你只能用删除键删除。
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