会计电算化岗位责任制和操作的管理

　　传统上，我们已经有较成熟的会计岗位责任制和操作管理制度。但实现会计电算化以后，会计信 息加工工具改变了。由原来的手工操作方式转变为融系统工程技术、电子计算机技术和现代会计理论 与方法为一体的现代会计信息系统计算机自动化处理。从各种原始信息的输入，一到利用计算机存储 技术存储、最后加工和输出所需的各种会计数据。这使得会计信息系统的运行环境发生了巨大的变 化。因此，必须按照会计电算化系统所要求的方式建立相应的会计电算化工作岗位责任制，划清责 任，明确任务。以保证会计电算化信息系统的正常运行并按照需要发展和提高。

　　一、会计人员的管理 实现会计电算化后，财会工作的岗位一般分为基本会计岗位和电算化会 计岗位。基本会计岗位包括：会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位。电 算化会计岗位包括电算主管、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。

　　建立会计电算化岗位责任制，是在原有的会计人员岗位分化和再组合，所进行修订、补充和完善 岗位责任制，以便适应会计电算化的新情况，进一步更好地明确会计人员岗位责任，发挥会计人员的 积极性和创造性。具体单位可根据内部牵制制度的要求的本单位的工作需要，参照上述原则进行设置 和调整。基本会计岗位和电算化会计岗位可在保证数据安全的前提下交叉设置，各岗位人员应保持相 对稳定。由本单位人员进行会计软件开发的还可设立软件开发岗位。中小型企事业单位可根据本单位 实际情况结合上述分工适当合并设立岗位和职责。根据上述原则，下面介绍一个具体单位的会计电算 化系统工作岗位和工作职责的分配：

　　1.会计电算化主管。

　　会计电算化主管又称会计电算化系统管理员。会计电算化主管负责协调整个会计电算化系统的运 行工作，应该具备会计和计算机相应知识以及相关的会计电算化组织管理的经验。电算化主管可由会 计主管兼任。采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位。 会计电算化主管的主要责任是：

　　（1）领导本单位会计电算化工作，拟定会计电算化中长期发展规划，制定会计电算化日常管理制 度。

　　（2）根据所用软件的特点和本单位会计核算的实际情况来建立本单位的会计电算化体系和核算方 式。会计科目的设置必须符合会计制度与本单位核算管理的要求，报表数据格式必须符合财政部门和 其他有关部门的要求。定期或不定期组织有关岗位人员对会计应用软件进行系统分析，并根据会计电 算化运行现状，提出修订或开发会计核算软件的意向。

　　（3）总体负责会计电算化系统的日常管理工作，包括计算机硬件、软件的运行工作。提出有关硬 件、软件的更新、维护和安全保密的方案；挖掘硬件、软件的显在和潜在的作用，充分发挥会计电算 化在生产经营管理过程中的作用。保证和监督系统的有效、安全和正常运转，发生故障应及时查明原 因，及时纠正，及时恢复正常运转。

　　（4）负责上机人员的使用权限，协调系统内各类人员之间的工作关系。定期或不定期对会计电算 化岗位工作进行检查考核，并指导各岗位人员完成会计电算化工作任务。做到各司其职、奖罚分明， 一以促进整体电算会计岗位责任制的运行效果。提出培养会计电算化人才的目标、方案和实施步骤。 通过对会计电算化人员培养锻炼和考核，使本单位形成不同技术层次的（程序员、维护员、操作员 等）会计电算化人才格局。“保证会计电算化工作沿着全面、持续、稳定、高效率的方向发展。

　　（5）负责组织监督系统运行环境的建立和完善以及系统建立时的各项初始化工作。并负责整个会 计电算化系统操作的安全性、正确性和及时性的检查，做好上机记录的整理工作，按规定及时归档。 做好系统运行情况的总结，提出更新软件或修改软件的需求报告。

　　2.系统操作员。 系统操作员是指有权进入当前运行的会计电算化系统的全部或部分功能的 人员。系统操作员负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表，和进 行会计数据备份。系统操作员应具备会计核算软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训的水平， 各单位应鼓励基本会计岗位的会计人员兼任系统操作员的工作。

　　操作员的主要责任是：

　　（1）具体负责本单位会计核算软件操作运行。负责系统日常会计数据、会计信息的汇集、输入、 处理、输出、打印和储存。备份的操作运行，保证会计数据、会计信息的及时性、准确性和完整性；

　　（2）严格遵守会计电算化有关制度，包括开停机制度二上下岗操作记录制度；操作过程中发现故 障应及时报告会计电算化系统主管，并做好故障记录；坚持防病毒制度；会计数据、会计信息检查审 核制度的储存安全保密制度等；

　　（3）操作员岗位职责可根据企业规模大小、企业业务量多少、会计电算化发展状况（应用程度） 等具体事宜确定。具体地说，操作员可以一人一岗，也可以一岗多人。系统操作员岗位可以细分为：

　　a.数据录入员。

　　负责检查专职会计人员提供的记账凭证是否合法、合理与正确，对于违规记账凭证拒绝录入。在 数据录入过程中如发现有疑问或错误时，应及时询问有关人员，不得擅自修改或作废。严格按要求录 入数据，录入完毕后自查核对，校对无误后转审核人员进行审核。录入数据应做到日清月结。

　　b.帐务系统输出操作员。

　　负责打印机制记账凭证和会计账簿，根据情况可以由原专业会计各会计岗位责任者担任，也可以 指定一人负责。输出操作员应认真按本汇总、打印、输出机制凭证和汇总表，并与对应的原始凭证粘 贴在一起，保证手工凭证和机制凭证在内容、编号和金额上完全一致。

　　C.专项模块操作员。

　　负责会计专门核算的操作工作，根据情况可以由原专门进行材料核算、工资核算、成本核算、利 润核算等会计岗位责任者担任专项模块操作员。

　　d、报表系统操作员。

　　负责会计报表的计算和打印工作。根据情况可以由原专门负责会计总 账报表会计岗位责任者担任报表系统操作员，也可以分别由成本核算、利润核算、总账报表等会计岗 位责任者担任报表系统操作员。上报会计主管部门的会计报表应根据会计主管部门统一设计和布置的 格式编制上报。内部管理会计报表应根据会计主管领导统一要求决定。报表的初始化和编制输出一经 确定，不得随意变动。打印输出的会计报表必须经有关领导审阅签字或盖章。每月报表必须以软盘 （双份）和书面两种形式保存，并填写“备份数据登记簿”。

　　e.数据分析员。

　　负责对机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训的 水平。采用大中小型计算机和计算机网络会计软件的单位，需设立此岗位，由会计主管兼任。主要负 责会计预测、计划、分析以及其他会计业务的操作工作。

　　3.数据审核记账员。

　　数据审核记账员负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，操作会计核 算软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认。此岗位要求具备会计和计算机知识，达到 会计电算化初级知识培训的水平，可由会计主管兼任。

　　数据审核员的主要责任是：

　　（1）具体负责各种会计数据的审核工作。可以由原负责审核的专业稽核员担任。按照所审核数 据的环节，审核可以分为：

　　a.事先审核，即会计数据在输入计算机前进行的检查审核；

　　b.事中审核，即在记账凭证录入系统后进行的检查审核；

　　C. 事后审核，一即在处理会计数据、会计信息完毕，依据会计核算软件检索功能检查审核。一 般情况下可由录入员进行事先检查审核，由专职审核员进行事中、事后审核。打印输出的会计凭证、 会计账簿、会计报表必须由审核员检查审核。

　　（2）审核员的工作范围既包括审核会计凭证，又包括审核会计账簿、会计报表；既包括审核会 计内部数据，又包括审核会计外来数据及网络数据；即包括审核各类代码的合法性、正确性，又包括 审核摘要的规范性等。

　　（3）按照审核员的工作质量确定，必须严格检查审核各项会计数据，确保数据的完整和准确无 误。还要特别严格注意防范计算机病毒的侵蚀。对于不符合要求的凭证和不正确的输出数据，审核人 员应拒绝签字并及时报告有关人员。

　　4.硬件维护员。

　　会计电算化系统的硬件设备是指专门用于会计业务的计算机及其配套设备，包括计算机主机、显 示器、打印机、电源等。会计电算化系统硬件维护人员负责保证计算机硬件的正常运行。此岗位要求 具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训。采用大中小型计算机和计算机网络会计软件 的单位，需设立此岗位，此岗在大中型企业应由专职人员担任。

　　硬件维护员的主要责任是：

　　（l）负责会计电算化系统硬件的安装和调试工作。严格执行硬件维护保养制度，保证硬件的正 常运行。硬件维护员的职责按维护任务性质，可以划分为：对硬件适宜经济性运行的维护保养，即保 证在一定条件下（例如，确定适宜的运行时间，创造良好的卫生环境及温度、湿度等空气质量条）的 经济性运行；对硬件进行物理性维护保养，包括对硬件进行定期或不定期的检查，根据零部件使用生 命周期和磨损程度更新更换，保证计算机硬件系统组成零部件运转正常。

　　（2）制订和维护规划方案和日常维护工作计划，履行硬件检查制度，定期或不定期检查硬件运行 情况，进行维护保养工作，按期编制零部件、工具、用具使用和采购计划，保证日常维护更换和使用 需要。具体如组织操作人员对计算机、键盘和打印机进行日常清洗；定期进行设备的全面检查；随时 整理工作台上的打印纸；调整监视机房的调温设备是否正常，温度是否合适等。

　　（3）严格执行机房管理制度，对硬件的安全摆放、移动和运行进行监护，保证硬件在静态和动 态环境下的安全性。进行的维护工作需登记“维护登记表”。较大的维护工作须向系统管理员和部门 领导作系统维护报告。

　　（5）软件维护员。

　　会计电算化系统软件维护人员负责保证计算机软件的正常运行，管理机内会计数据。此岗位要求 具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训。采用大中小型计算机和计算机网络会计软件 的单位，需设立此岗位，此岗在大中型企业应由专职人员担任。

　　软件维护员的主要责任是：

　　（1）负责会计电算化系统软件的安装和调试工作。严格执行软件维护保养制度，保证软件的正常 运行。软件维护员的职责按维护任务性质可划分为对会计核算软件的功能性维护、对会计核算软件适 应性维护。其中对会计核算软件的功能性维护，即对会计核算软件在运行中发生的功能错误进行维 护，也就是排除会计核算软件在运行中发生的功能错误，恢复会计核算软件原来的功能。对会计核算 软件适应性维护，也就是由于企业机构的变更、经营环境的变化，所引起的会计业务、会计流程的变 动，以及由于上级主管部门对会计业务处理方式、会计报表的内容及格式的变动、对会计核算软件进 行一系列修改及维护，使其适应变化的情况。

　　（2）根据上下岗操作记录和软件运行报告，编制日常维护计划，保证会计核算软件各项功能的 正常运行；熟悉会计核算软件运行的特点及薄弱点，熟练掌握会计核算软件维护技能，做好临时性维 护和技能性维护任务，确保会计核算软件发挥原有功能。如发现软件的原设计功能未能正常运行时， 应作详细记录并与软件供应商联系解决。

　　（3）软件维护人员除实施数据维护外，不允许随意打开系统数据库进行操作，实施数据维护时 不准修改数据库结构，其他上机人员一律不准进行直接对数据库的操作。会计软件的升级应由系统主 管报告部门领导批准，由系统主管组织，软件维护人员具体实施，并编写升级报告，形成文档进入档 案。

　　许多情况下，系统软件维护岗位和硬件维护岗位可以合并。

　　6.档案员。

　　会计电算化系统运行的目标是为企业管理提供财务信息。档案员应按照有关规章制度保管这些信 息和系统本身的资料。

　　档案员的主要责任是：

　　（1）负责以磁盘、磁带或激光盘等介质存储的程序文件和数据文件的档案管理工作。会计报告期 终了（月份、季度、年度），有关会计电算化岗位操作员应向档案员办理归档交接手续；使用中的所 有软件，应由有关会计电算化岗位程序员。维护员应向档案员办理归档注册手续，要保证磁盘、磁带 或激光盘等介质存储的程序文件和数据文件的档案完整齐全并与会计电算化系统实际运行的程序文件 和数据文件相一致性。

　　（2）档案员对磁性介质会计档案的管理，要做到：

　　a.定期或不定期进行检查和备份工作，防止磁盘损坏没有及时备份而丢失文件；

　　b.以磁盘、磁带或激光盘等介质存储的程序文件和数据文件保管的会计档案，要注意完善防 盗、防磁、防热、防辐射等措施；

　　C.磁盘化会计档案的保管期限，应按照有关会计档案管理制度办理。档案员不得随意违章销 毁。对会计核算的年度资料，应复制三份，分别存放在不同地点，以防意外。

　　（3）按档案管理要求移交档案，一填写档案移交单。

　　7.系统分析设计员。

　　系统分析设计员是整个会计电算化系统的设计师，处于举足轻重的地位。但在许多单位中，这往 往是一个被忽视的岗位。

　　系统分析设计员的主要责任是。

　　（1）具体负责本单位会计核算软件运行分析工作。根据本单位确定的会计电算化中长期发展规 划，制定具体的系统分析实施方案，并遵循科学系统的分析步骤、内容和方法，定期或不定期对会计 核算软件开展运行状况分析，做到扬长避短，促进会计电算化处于良性循环状态；

　　（2）分析的工作内容应重点掌握三方面工作：

　　a.分析原有功能发挥情况如何；

　　b.会计核算软件运行过程中存在什么问题；并分清主要和次要问题；

　　C.综观企业内外计算机发展水平和核算状况，开展本单位会计电算化系统的需求分析。

　　（3）根据开展系统分析所调查的资料，提出系统分析报告。 在报告中，应遵循科学的思想与方法，处理好近期与长远、充实与提高、会计信息系统与企业内外信 息系统、预期值与实际值等方面的关系，保证系统分析报告的可行性。

　　在中小企事业单位，系统分析员一般由会计电算化主管兼任或临时聘任专家担任。

　　8.程序员。

　　主要责任是；

　　（1）具体负责本单位会计核算软件的开发工作。根据本单位确定的会计电算化中长期发展规划 和分析员提出的分析资料，制订具体的实施方案和步骤，保证本单位的会计核算软件具备一定的规模 与水平。

　　（2）调查研究国内外计算机发展状况与核算水平，并结合本单位实际，在一般情况下，分一 年、三年、五年为不同的开发阶段，对会计核算软件进行部分开发或总体开发，形成循序渐进。阶梯 式的发展模式。

　　（3）开发的会计核算软件必须符合财政部有关《会计核算软件评审办法》的规定，必须经过相 应一级的主管部门评审通过，并具有一定的先进性、具备一定的安全性、通用性和可操作性。

　　（4）评审通过的会计核算软件，经编译后，应拷贝一式四份，分别移交有关岗位（一份程序留 存；一份操作员使用；一份维护备用；一份档案员存档），必须按规定进行维护和管理。

　　9.电算审查员。

　　电算审查员负责监督计算机及会计软件的运行，防止利用计算机进行舞弊。要求电算审查员具备 会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识培训的水平。 此岗位可由会计稽核人员兼任。 采用大中小型计算机和计算机网络会计软件的单位，需设立此岗位。

　　10.网络员。

　　主要责任是：

　　（1）负责本单位会计信息网络系统的采集、传递，即负责对所属单位、上级主管部门的会计信 息网络系统数据的采集、传递、储存，负责企业内部信息的采集、传递，将上述采集、传递的信息转 存移交于有关操作岗位。网络员采集、传递、储存信息的职责，应做到及时准确并保证通用性（如使 用的软件不兼容，应由维护员做技术处理，达到一致方能运行）。

　　（2）按照操作技术规范采集、传递信息，严格检查出入口信息，并采取相应防病毒手段措施， 严防计算机病毒侵蚀会计信息网络系统。

　　二、会计电算化系统操作运行的管理会计电算化系统的操作运行必须要有个严密的操作行为规范。通常，实行会计电算化的单位，一 般配备二台或若干台计算机。上机人员包括会计人员和计算机专业人员。由于介入操作的人员数量 多，构成复杂，客观上也会产生不同人的行为方式。因此，制订统一的操作行为规范，使其达到预期 的目的，是会计电算化操作运行的客观需要。

　　另外，在会计电算化系统中，会计信息以集中处理为主，任何一个岗位的差错，都会影响到整个 系统的安全。

　　会计电算化系统操作运行的管理包括对操作人员的管理，对操作过程的规范，以及审核、备份及 操作日志等方面的管理。这些方面构成会计电算化系统操作运行的管理。

　　（一）对操作人员的管理对操作人员的管理分为操作人员资格的认定和赋权两个方面。

　　1.操作人员资格的认定。

　　操作人员资格认定办法一般应由企业财务会计部门制订。会计人员（包括电子计算机专业人 员）因工作需要上机操作，必须经财政部门考核组考核合格，颁发“计算机操作证”或“会计电算化 操作证”，持证上机操作。考核不合格或无证者不准上机操作。进行操作人员资格认定是从根本上保 证上机操作人员的技术水平，保证系统正常运行的措施，能有效防止上机操作人员因操作技术不合 格、不具有一定水平的技能而误操作造成差错、损失。

　　2.赋权。

　　根据《会计电算化管理办法》的有关规定，软件应具有防止非指定人员擅自使用和对指定操作人 员实行使用权限控制的功能。在实际工作中，除在会计核算软件技术上加密外，还应在管理上进行分 工，分别要对系统管理员、数据录入员、审核记账员、会计报表编制人员、会计账簿打印输出操作 员、各专项功能模块操作员和其他会计业务操作员的操作权限给予界定，防止越权操作所引起的数据 丢失、紊乱和泄密现象出现。

　　（二）操作规范必须严格按照《会计电算化系统工作流程》完成各项工作。必须以自己的真实姓名进入会计电算 化系统，按要求填写日期。 操作员口令、操作内容、操作起止时间和运行情况，根据指定操作人权限的指令进行操作，不得进行 违反规范的操作。所有上机作人员必须登记所有上机操作情况。在操作过程中发现问题应及时向系统 管理员报告。问题的现象、处理过程、处理方法。处理结果等都应有明确记录。对于严重或重大运行 故障，除应按规定登记外，还应向单位负责人报告。工作完毕后应及时退出系统，以免他人利用系统 进行其他操作。不得将自己的口令泄露给他人，并定期修改自己的口令。启动系统时按要求顺序开 机，结束工作后按规定顺序关机。

　　会计电算化系统的硬件设备和软件由财务部门统一管理和使用，其他部门人员一般不得使用，确 需使用时必须经财务部门有关负责人批准，并确认不影响会计电算化的正常工作一经批准的其他部门 人员操作时必须进行操作登记，并在上机登记表上注明批准人姓名和批准时间。任何人不得玩计算机 游戏，不得用于对外服务。为了避免计算机染上病毒，所有软盘必须进行病毒检测，若有病毒杀毒后 才可进行其他操作。为了保证硬件安全，不得带电拔插任何接口线路，包括打印电缆线插头、显示器 电缆线、键盘插头等。不得进行未作登记记录的硬件或软件维护工作。

　　（三）审核

    1.输入前审核。审核原始凭证的合理、合法性即是否有经办人、验收人、主管领导签字。采用 手工编制记账凭证的，要审核手工凭证是否符合会计制度要求，借贷关系是否平衡，未经审核的记账 凭证不准输入；其他会计业务及数据应事先预审。

　　2.输入后审核。不论是采用直接在计算机上编制记账凭证，还是经审核输入的手工编制记账凭 证，在打印记账凭证之前，审核员对机内的记账凭证必须严格审核，确保与手工记账凭证或原始凭证 完全一致，审核无误后签章。在打印输出记账凭证后，审核员仍要对记账凭证的日期、业务内容及摘 要、借贷分录、金额、数量等严格把关，无论何时，发现不合法的或出现差错的凭证应及时退回经办 人员妥当处理。

　　3.每周对所有凭证、报表等进行一次复查，确保数据正确无误。

　　（四）备份在手工会计中，所有会计资料如会计凭证、会计账簿和会计报表等均是以文字的形式存放在纸介 质中。由于纸介质中存放的信息具有较高的安全性和稳定性，另外把纸介质中的信息制作副本也非常 费时费力。因此为了保证会计信息的安全，通常采用的方法是加强对纸介质中的信息的保护，很少采 用制作副本（备份）的方法。在会计电算化系统中，由于会计信息存储的介质主要是磁盘等磁性介 质。而磁性介质中存放的信息相对不稳定，安全性较差；但另一方面，磁性介质中存放的信息可以非 常方便地制作副本，也就是备份。所以实现会计电算化以后，对会计档案进行备份就成为常规的，也 是必要的管理手段了。

　　备份时间，也称备份时间间隔。备份的目的是防止会计档案的意外丢失。由此，备份分为永久性 备份和临时备份。永久性备份是指备份产生的副本需长期保存。临时性备份是指备份产生的副本只是 暂时保存。永久性备份主要在每个会计期间核算完成时进行，一般应制作两到三个副本，存放在不同 的地方，以防意外。临时备份通常在每天或每段工作完成时进行。临时备份可采用A、B备份法。所谓 A、B备份法是指按需备份数据量准备两组磁盘，分别标为A组和B组。第一次用A组磁盘备份；第二次 用B组磁盘备份；第三次再用A组磁盘备份；第四次用B组磁盘备份……依次类推。这种方法的优点是 在不增加备份工作量的情况下提高了备份数据的安全性。备份的软盘应存放在安全地点。一般应具备 防盗、防磁、防潮、防热、防污染等功能。

　　（五）操作日志。

　　操作日志一般包括：开机时间、操作内容、调用功能、硬件运行状况、软件运行状况、关机时间 和操作人签字等。通过操作日志，除了可以掌握会计电算化系统的运行状况，培养增强操作人员的责 任心，更重要的是通过操作日志，反映一定时期计算机硬件与软件使用情况，为计算机维护人员提供 第一手资料，以便制订维护计划及措施。