国家税务总局和大连市国家税务局于1995年联合开发了适用于外贸出口企业的出口退税计算机管理系统，经过试点，于1999年逐步向全国推广应用。有条件的税务机关又在全国统一软件的基础上，结合本地的出口退税的实际情况，自行完善或开发了部分管理功能，适用于不同层次的退税管理需要。2000年开始实施的“金税工程”，其软件系统更加完善。我们现将适用于外贸进出口企业的出口退税软件操作系统中的退税申报系统介绍如下，仅供参考之用。
一、出口退税申报流程
外贸进出口企业在进行出口退税时，其申报退税的程序是：
（一）收集、装订退税资料及填报电子申报表格
外贸进出口企业办税员按照税务机关的规定，收集并装订出口退税货物进口凭证和出口凭证，并分别填写进货凭证和出口凭证及汇总凭证的电子申报所需表格。
（二）退税信息采取（亦称初次录入）
将电子申报表格中的有关信息利用电子计算机申报系统输入到计算机的硬盘中。
（三）初次（预）申报
将录入的信息通过操作系统进行汇总、计算、打印、存储等，生成正式申报软盘，输出有关信息，形成出口退税稽核申请资料。
（四）稽核准备（亦称二次录入）
根据退税机关的审核，企业进一步修改和完善申报资料和信息，生成正式申报软盘，输出有关信息，形成出口退税稽核申请资料。
（五）申请稽核
将正式申报的软盘和退税资料向主管出口退税稽核的外经贸部门申请稽核。
（六）出口退税稽核
主管出口退税稽核的外经贸部门利用出口退税计算机管理系统中的稽核子系统，对企业出口退税的退税资料进行全面的稽核。
（七）正式申报
企业将已经过外经贸部门稽核过的退税软盘和退税资料向退税部门进行二次（再次）申报。
（八）退税审核
税务机关利用出口退税管理系统中的审核子系统，并根据其信息对企业二次申请的资料和信息进行电子对审。
（九）打印收入退还书
退税机关根据管理系统中的退税管理子系统输出的退税信息，形成收入退还书资料，并按规定送当地国库处办理退库手续。
二、出口退税申报子系统的操作方法
（一）系统数据指标说明
1.出口退税进货凭证指标说明
1）企业代码：长度10位，出口企业的海关编码，印在报单的左上方位置，企业可录入代码，也可录入拼音索引。
2）企业名称：长度30位，出口企业全称，由代码库管理人员在企业办理出口退税登记时，在企业代码库中录入，由企业代码带出。
3）部门代码：长度2位，凡需分部门核算的企业应该录入，不选择分部门核算的企业可不必录入。
4）计退税方法：长度1位，出口退税计算的方法，外贸企业选择“1”，表示外贸出口退税的加权平均单价法，在企业代码库中录入，由企业代码带出。
5）企业类型：长度1位，外贸企业选择“1”，在企业代码库中录入，由企业代码带出。
6）接单号：长度7位，申报年月各占2位，共占4位，流水号（退税申报资料编号）占3位。
7）序号：长度4位，以出口企业为例，每月从0001开始，不断号，不重号，但其序号与出口凭证的序号排列无关。
8）进货凭证号：长度18位，增值税专用发票上左、右上角分别占用10位和8位，增值税专用税票或其分割单号和项号分别11位和2位。录入时，前满后空。
出口转内销证明加“NX”，进口海关代征增值税完税凭证号前加“HG”，上年结转凭证号前加“JZ”，普通发票号前加“PT”（限12种特种退税商品），对非专用发票和税票类的数据，系统不做类似本身检测。
9）开票日期：长度8位，年月日各占2位，前满后空。
10）供货方税务登记号：长度15位，按增值税专用发票上的供货方税务登记号录入。
11）商品代码：长度10位，海关在出口货物报关单上打印的对出口商品管理的分类编码，国家税务总局下发的《出口退税工作手册》中可以查找。录入时，没有使用商品扩展码的，按原代码录入，有使用商品扩展码的，按10位录入，也可按系统规定的“F2”功能健带出。
12）商品名称：长度20位，商品代码由代码库管理员录入，由商品代码带出。
13）单位：长度8位，由商品代码带出，需要使用与原计量单位不一致的计量单位，可以采取追加商品扩展码来实现。进货凭证录入的计量单位必须与出口凭证录入的计量单位相一致。当进货凭证上的单位与报关单上的单位不一致时，应折算成一致单位，不能折算的，以追加商品扩展码方式来改变，但应保持企业在一个年度内出口同种商品都以该扩展码所对应的计量单位申报退税。
14）数量：长度15位，小数位4位，进货数量须与计量单位相对应，当录入的数量可能与进货凭证上的数量不一致时，以该商品代码计量单位进行换算，使其一致。
15）计税金额：长度12位，小数位2位。
16）法定征税率：长度5位，小数位2位。
17）征税率：长度5位，小数位2位。
18）实缴税额：长度12位，小数位2位。数字由系统自动生成，若自动生成计算的税额与纸介质不符，经确认单位有效后以单证数据为准。
19）退税率：长度5位，小数位2位，由代码库带出，若代码对应的税率有两个，系统将从低选择，若要选择较高类的税率，应选用商品扩展码，特殊情况可人工修改。
20）可退税额：长度12位，小数位2位，由系统自动生成。
21）抵扣税额：长度13位，小数位2位，录入外贸出口企业当期从事进料加工贸易申报退税时税务机关核准的进料加工应抵扣的税额。
22）调整标识：长度1位，一般为空，若有调整项，置“1”。
23）备注：长度10位，可录入数字和字符作标志并与其他命令结合对系统作控制。
24）标识：长度1位，录入时，为空的表示一次录入，置“2”的表示二次录入。审核时，此项为空时表示该条信息未审核，为“R”时表示该条信息审核通过，为“E”时表示该条信息不严重错误，为“W”时表示该条信息为警告性错误，为“P”时表示的是人工挑选过。其中“R”“E”“W”不需录入，在审核时由系统自动生成：“P”在“设置标志”中生成。
25）系统保留标识：长度1位，为空时，表示一般数据，为“1”时表示被冲申报区数据，为“2”时表示被冲历史区数。
2.增值税出口凭证指标说明
1）企业代码：长度10位，出口企业的海关编码，印在报单的左上方位置，企业可录入代码，也可录入拼音索引。
2）企业名称：长度30位，出口企业全称，由代码库管理人员在企业办理出口退税登记时，在企业代码库中录入，由企业代码带出。
3）部门代码：长度2位，凡需分部门核算的企业应该录入，不选择分部门核算的企业可不必录入。
4）计退税方法：长度1位，出口退税计算的方法，外贸企业选择“1”，表示外贸出口退税的加权平均单价法，在企业代码库中录入，由企业代码带出。
5）企业类型：长度1位，外贸企业选择“1”，在企业代码库中录入，由企业代码带出。
6）贸易性质：长度1位，“1”代表一般贸易：“2”代表进料加工：“3”代表补偿贸易。
7）接单号：长度7位，申报年月各占2位，共占4位，流水号（退税申报资料编号）占3位。
8）申报日期：长度8位，年月日各占2位，前满后空。
9）序号：长度4位，以出口企业为例，每月从0001开始，不断号，不重号，但其序号与出口凭证的序号排列无关。
10）出口发票号：长度14位，按企业出口发票上的号码录入，使用数字编号，不使用汉字编号。
11）记销售账日期：长度8位，年月日各占2位共占6位，表明出口企业出口货物在财务上作销售的日期。
12）报关单号：长度12位，报关单号和条数号分别占9位和3位；若报关单号码为12位，应去掉前3位，再录入后9位号码和条数号；若报关单号码只有8位数，按报关单号码8位十分关号码2位十条数号2位的方式录入或按前面加“0”录入后再录入8位报关单号和3位条数号方式录入；若报关单号编码不规范，可在“数据查询”中的“历史参考数据”中的“海关数据”通过快速索引“S”键或组合条件“L”键查询。
13）报关单货物离境日期：长度8位，以报关单上海关放行货物的日期为准，年月日各占2位，共占6位。
14）出口美元数：长度13位，小数位2位，录入出口美元数，不是美元的应由企业折算。
15）核销单号：长度10位，外汇管理局代码2位，其出具的核销单号码7位，前满后空。
16）商品代码：长度10位，海关在出口货物报关单上打印的对出口商品管理的分类编码，国家税务总局下发的《出口退税工作手册》中可以查找。录入时，没有使用商品扩展码的，按原代码录入，有使用商品扩展码的，按10位录入，也可按系统规定的“F2”功能健带出。
17）商品名称：长度20位，商品代码由代码库管理员录入，由商品代码带出。
18）单位：长度8位，由商品代码带出，需要使用与原计量单位不一致的计量单位，可以采取追加商品扩展码来实现。进货凭证录入的计量单位必须与出口凭证录入的计量单位相一致。当进货凭证上的单位与报关单上的单位不一致时，应折算成一致单位，不能折算的，以追加商品扩展码方式来改变，但应保持企业在一个年度内出口同种商品都以该扩展码所对应的计量单位申报退税。
19）出口数量：长度15位，小数值4位，录入出口货物的数量。
20）实退税额数：长度15位，小数位4位，由系统审核时自动生成，不需录入。
21）平均单价：长度15位，小数位4位，系统根据平均单价公式自动生成。
公式为：
平均单价＝（上期进货金额＋本期发生金额＋释放出口金额）／（上期进货数量节余＋本期发生数量＋释放出口数量）
22）出口进货金额：长度13位，小数位2位，由系统根据公式自动生成。计算公式为：
出口进货金额＝实退税数量×平均单价
23）退税率：长度6位，小数位3位。
24）可退税税额：长度13位，小数位2位。由系统根据公式自动生成。计算公式为：
可退税税额＝出口进货金额×退税率
25）代理出口货物证明：长度12位，按证明上的号码录入，不够位时，前满后空，
26）远期收汇证明：长度12位，按外汇管理局出具的远期收汇证明上的编号录入，前满后空。
27）备注：长度10位，可录入数字和字符作标志并与其他命令结合对系统作控制。
28）调整标识：长度1位，一般为空，若有调整项，置“1”。
29）标识：长度1位，录入时，为空的表示一次录入，置“2”的表示二次录入。审核时，此项为空时表示该条信息未审核，为“R”时表示该条信息审核通过，为“E”时表示该条信息不严重错误，为“W”时表示该条信息为警告性错误，为“P”时表示的是人工挑选过。其中“R”E“W”不需录入，在审核时由系统自动生成：“P”在“设置标志”中生成。
30）基本审核标识：审核未通过时或无进货时为空，审核通过或有进货时为“R”。
31）系统保留标识：长度1位，为空时，表示一般数据，为“1”时表示被冲申报区数据，为“2”时表示被冲历史区数。
32）转换标识：长度1位，为空时表示未转换。
3.进货凭证汇总信息指标说明
1）企业代码：长度10位，出口企业的海关编码，印在报单的左上方位置，企业可录入代码，也可录入拼音索引。
2）企业名称：长度30位，出口企业全称，由代码库管理人员在企业办理出口退税登记时，在企业代码库中录入，由企业代码带出。
3）计退税方法：长度l位，出口退税计算的方法，外贸企业选择“1”，表示外贸出口退税的加权平均单价法，在企业代码库中录入，由企业代码带出。
4）申报日期：长度8位，年月日各占2位，前满后空。
5）审核时间：长度8位，年月日各占2位，前满后空。
6）部门代码：长度2位，凡需分部门核算的企业应该录入，不选择分部门核算的企业可不必录入。
7）商品代码：长度10位，海关在出口货物报关单上打印的对出口商品管理的分类编码，国家税务总局下发的《出口退税工作手册》中可以查找。录入时，没有使用商品扩展码的，按原代码录入，有使用商品扩展码的，按10位录入，也可按系统规定的“F2”功能健带出。
8）商品名称：长度20位，商品代码由代码库管理员录入，由商品代码带出。
9）单位：长度8位，由商品代码带出，需要使用与原计量单位不一致的计量单位，可以采取追加商品扩展码来实现。进货凭证录入的计量单位必须与出口凭证录入的计量单位相一致。当进货凭证上的单位与报关单上的单位不一致时，应折算成一致单位，不能折算的，以追加商品扩展码方式来改变，但应保持企业在一个年度内出口同种商品都以该扩展码所对应的计量单位申报退税。
10）上期节余数量：长度15位，小数位4位。
11）上期节余金额：长度13位，小数位2位。
12）上期节余应退税额：长度13位，小数位2位。
13）本期发生数量：长度15位，小数位4位。
14）本期发生金额：长度13位，小数位2位。
15）本期发生应退税额：长度13位，小数位2位。
16）释放出口数量：长度15位，小数位4位。
17）释放出口金额：长度13位，小数位2位。
18）释放出口应退税额：长度13位，小数位2位。
19）平均单价：长度15位，小数位4位，系统根据平均单价公式自动生成。
公式为：
平均单价＝（上期进货金额＋本期发生金额＋释放出口金额）／（上期进货数量节余＋本期发生数量＋释放出口数量）
或：
平均单价＝（上期进货节余金额＋本期进货金额）／上期进货节余数量
20）平均退税率：长度6位，小数位3位，系统根据平均退税率公式自动生成。
公式为：
平均退税率＝（上期节余应退金额＋本期应退税金额＋释放出口应退金额）／（上期节余金额＋本期发生金额＋释放出口金额）
或：
平均退税率＝（总税额－已占用税额）／（总金额－已占用金额）
21）本次占用数量：长度15位，小数位4位。
22）本次占用金额：长度13位，小数位2位。
23）本次占用应退税额：长度13位，小数位2位。
24）剩余数量：长度15位，小数位4位。
25）剩余金额：长度13位，小数位2位。
26）剩余应退税额：长度13位，小数位2位。
27）标识：长度2位，进货汇总为“E”的，不参与退税计算；为“R”的，表示机审通过；为“P”的，人工挑选过；综合审核中为“E”的，表示错误。
（二）申报子系统软件运行环境及安装说明
1.部分运行环境
1）硬件环境：主机，486及486以上档次的微机；内存8M及以上；显示器，VGA；I／Q设备：宽行打印机。
2）软件环境：MS-DOS6.0及以上；CONFIG＼DOS＼基本配置应包括：
DEVICE＝C：＼DOS＼HIMEN.SYS
DEVICE＝C：＼DOS\EMM486.EXE
DOS＝HIGH，UMB
FILES＝60
BUTTERS＝20
3）汉字操作系统如联想汉字系统税务版，希望汉字系统等。应用数据库管理系统为：
FOXPRO FOR DOS V2.5
2.软件安装及进入系统
1）启动计算机在根目录状态下；
2）将退税申报子系统的软盘插入驱动器（A或B）；
3）键入A或B：TS-SB5
4）启动汉字系统和打印机程序；
5）进入TS＼TS-SB；
6）输入口令并按回车键，系统口令初始值是“0”；
7）输入“本期统计日期”并按回车键；
8）如果是第一次安装，应对系统初始化工作，操作方法如下：
①光条移动到“系统维护”的系统初始化功能项；
②键入“YES”，按回车键确认，其他输入不执行该项功能，执行该项功能时，系统自动清理数据库并重新建立索引；
③按前述方法重新进入系统。
（三）基础数据采集
1.将光标移到“基础数据采集”下的“增值税进项凭证”按回车键。
2.按A键追加信息，将进货凭证有关数据录入。录入过程中，部门代码，部门名称可不填，直接按回车跳过。一条信息录完后，屏幕下方有[确认]、[修改]、[确认并继续追加]的提示：
①[确认]：确认本条信息的录入；
②[修改]：修改本条信息的内容；
③[确认并继续追加]：确认本条信息，并追加录入下一条信息；
④若对录入的信息作删除处理，应按F5键设置删除标志“*”，注意：如此删除，只是作逻辑上的删除，并没有作物理删除；可按[D]键，显示“删除”对话框，在删除了“*”标志后，对其才能作物理删除。
3.将光标移到“增值税待申报明细”按回车键，录入出口凭证信息。
4.根据有关规则将出口发票、海关报关单、外汇核销单、代理出口货物证明、远期收汇证明等数据录入，按“ESC”键退出。
5.二次录入：
①光条移到“二次录入增值税进货凭证”项并按回车键。
②进入“二次录入”对话框后按“x”键，进行数据复核和二次录入，如果二次录入的数据与原数据内容不一致，在屏幕下方将显示原数据并有响声，经检查若是二次录入的错误，则直接更改；若是原录入的数据有误，可不修改数据，在本条数据二次录入完毕确认后，以二次录入的数据为准。已作二次录入的数据，系统自动将二次录入的标志置为“2”。然后按“ESC”键退出。
③光条移到“二次录入增值税待申报明细”对出口凭证信息进行二次录入。
6.如果申报退税出口货物的消费税，则还需录入消费税退税申报的有关凭证，其中，消费税申报明细不需录入，系统根据增值税申报明细自动生成。光条移到“消费税专用税票”按回车键，录入确认后再按上述方法做二次录入。
7.内部数据的传递：
对于数据量大的企业或分部门核算的企业，如果企业内部使用一台以上的计算机录入，可通过“内部数据传递”汇总到一台计算机上作数据处理，统一申报出口退税。
操作方法如下：
①生成内部传递数据：
在“基础数据采取”的“内部数据传递”菜单中按回车键；选择“2”生成传递数据；用“TAB”键将光条移到“DRIVE”处按回车键，并使用上下光标移动键，选择相适应的驱动器“A”或“B”盘符，并按回车健；用“TAB”键将光条移到“SELECT”
处回车，按“ESC”健并选择“中止”提示确认退出，完成生成。
②读入内部传递数据：
在“基础数据采取”的“内部数据传递”菜单中按回车键；选择“1”传递数据；用“TAB”键将光条移到“DRIVE”处按回车键，并使用上下光标移动键，选择相适应的驱动器“A”或“B”盘符，并按回车健；用“TAB”键将光条移到“SELECT”处回车，按“ESC”健并选择“中止”退出，完成读入。
（四）数据加工
1.汇总进货凭证
系统接商品分类汇总增值税专用发票并据此计算每种商品的总数量、总计税金额、总税额、平均单价、平均退税率，然后写到增值税专用发票汇总库中，系统自动做汇总计算，在屏幕右上角出现提示。有关平均单价、平均退税率见前述。若平均退税率超出合理上下限，则系统将设置错误标志“E”，应对错误进行查询并更正后重新汇总。
汇总数据正确，机审通过，则标志为“R”。查询时，将光标移到“数据加工处理”的“汇总并查询进货凭证”菜单并按回车键，再选择“汇总进货凭证”项按回车健。执行完毕后，屏幕右上方显示“完毕”提示。
2.基本申报资格检查
在基本申报资格检查过程中，若出现下列情况中的一种，数据则为错误数据：
1）无报关单或无代理出口货物证明；
2）未核销且无远期收汇证明；
3）商品的退税率为零；
4）禁营商品；
5）无权经营此产品；
6）无此商品码；
7）进货金额和退税金额均为零。
对符合申报条件的数据，置申报标志“S”，对不符合申报条件的数据，置错误标志“E”，并在屏幕上显示检查结果。
在“数据加工处理”的“基本申报资格审查”菜单下按回车键，再选择“检查所有数据”。运行完毕后，屏幕会显示检查中发现错误记录的条数和检查已通过的记录条数；然后按“ESC”键退出。
3.数据调整
1）检查出错误数据查询调整。查询所有标志“E”数据，并可进行修改，但修改后须重新作资格检查。按“X”键，进入外加功能；
检查当前记录，屏幕提示当前记录的错误原因；
设置当前记录可申报标志：此项用来人为设置可申报标志“P”，即机审未符合申报条件，人为可给其加上申报标志，强行使其通过申报资格检查。
2）可申报数据查询调整。对申报明细库中标志为“S”和“P”的数据进行调整，按“X”键，进入外加功能；
取消当前记录的可申报标志和取消所有可查询数据的可申报标志等。
3）不申报数据查询的调整，即对申报标志为空的数据进行调整。检查当前数据，符合条件的数据标志为“S”；设置当前记录的可申报标志为“P”等。
4.进货足额检查
通过“基本申报资格审查”的退税申报数据，系统按商品逐笔检查该商品申报数据是否大于该商品结余数据。
若大于，则将该笔申报的可申报标志清空，生成本次申报时只有进货足额的商品生成申报，不足额的商品不作申报。需做进货足额检查的做出以下处理：
1）设定检查标志：
在“系统配置”的“系统参数设置与修改”中，将进货足额检查标志置为“T”，然后系统重新进入。
2）进行检查：
在“基本申报资料检查”菜单下选择“进货足额检查”并按回车键，系统作检查后显示进货不足的数据，进货足额时检查结果为空，按“ESC”键；如果不作进货足额检查，在上述操作中置标志“F”。
（五）生成本次申报
将通过基本申报资格检查并已置标志“S”或“P”的申报数据，从待申报状态转本次申报。
1.在“数据加工处理”下选择“生成本次增值税申报”项并按回车键；
2.确认申报年月：若屏幕显示申报年月适合当前申报年月，按[确认]后数据转到本次退税申报；否则，须重新进入申报系统，输入合适的申报期，并重作本步骤操作；
3.若生成申报后，又输入了新的数据，且欲对其进行调整，可撤销本次申报，将申报数据送回待申报，调整后重新生成申报。操作方法是：
在“统计上报”的“查询本次退税申报数据”下选择“撤销本次申报”按回车键确认。若不撤销申报。再作“生成本次增值税申报”或“生成本次消费税申报”，系统提示“本次申报库已有申报数据，无法生成”字句；
4.计算本次申报：在“查询本次退税申报数据”下按回车键，选择“计算本次退税”回车，即可计算出本次退税的增值税和消费税申报金额。按“ESC”键退出。
（六）打印申报表
1.打印机的配置和打印
打印机配置确定打印输出方向和打印驱动程序，在系统安装和启动时，应根据需要，选择适当的打印机驱动程序进行安装和配置。若配置不变，每次打印不必重设。
打印报表时，可不经过选择打印项目、打印表格，就直接打印。因为对每一个数据库来说，其报表打印参数都有缺省值。若在打印机配置中选择输出至打印机，则系统开始打印；若在打印机配置中选择输出至文件，则系统将打印内容输出至指定的文件，并显示该文件，用户可以浏览。在打印过程中，用户可以按“ESC”键中止打印，此时系统将返回到打印以前的状态。选择[确认]退出后，系统将返回至上一级菜单，用户可根据需要重新进入或修改等选择。
2.增值税进货凭证申报表
1）在“数据统计上报”中的“查询本次退税申报数据”按回车键，选择“增值税专用发票”功能项按回车键；
2）按“T”键；
3）选择“打印报表”模块，进入申报表打印对话框，选择打印固定报表，打印出口申报表。
3.退税明细申报表
1）在“数据统计上报”中的“查询本次退税申报数据”按回车键，选择“增值税退税明细”按回车键；
2）按“T”键；
3）选择“打印报表”模块，进入申报表打印对话框，选择打印固定报表，打印出口申报表。
（七）生成申报软盘
1.选择“数据统计上报”菜单下的“生成退税申报软盘”按回车，进入文件选择对话框；
2.插入软盘到相应的A或B驱动器，按“TAB”健将光条移到“DRIVE”，按回车键；
3.按“TAB”键，将光条移到“SELECT”，回车确认；
4.系统自动将申报数据拷贝到软盘上。
已生成申报软盘的数据，可通过“查询增值税已申报数据”及“查询消费税已申报数据”进行查询，并将税务机关审核通过的数据转入已退税数据，对审核未通过的删除或转待申报调整后重新申报。
我们在实际工作中特别应注意的是出口企业持申报软盘向外经贸主管部门申请出口退税稽核前及向税务机关申请出口退税审核前，应该进行防病毒处理。
