会计档案的科学管理是会计事业发展的基础

　　会计档案管理是会计管理的重要组成部分。但在会计工作中，人们重核算，轻管理，尤其轻视档案管理，致使很多会计档案流失，会计档案资料不全，给会计管理带来了不必要的麻烦。笔者曾因工作需要查阅了某些单位的会计档案资料，发现有些单位档案管理十分混乱，个别单位会计人员私自销毁会计档案，造成经济责任无处追查；在企业兼并和联合事宜中，相当一部分企业会计档案资料不全，使大量国有资产流失；有些企业不按会计档案管理的法律、法规进行管理，账簿、凭证、报表放在阴暗、潮湿的库房，有的已变质毁坏，查阅起来十分困难。笔者现就如何加强会计档案管理提出一些粗浅的看法，供广大会计管理工作者参考。

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　　会计信息是宏观决策的依据，会计信息的严重失真，必然使领导决策失误。如河南省某市市长到任时，会计资料反映该市经济发展强劲，市属企业全部盈利，而且利润数额十分可观。于是，市长就决定在全市大力发展公共事业，大幅增加投入额度。然而，第二年全市汇总的会计资料又反映企业全部亏损，发展公共事业的资金没有了来源，工程不得不停止或下马。上级认为该市市长决策盲目，对他进行了十分严厉的批评。市长十分恼火，他在大会上说：“我的决策来源于会计资料，我决策失误的根本原因是会计提供的资料失真。如果说我决策失误给本市带来了很大的经济损失，那么，根源在于各位不负责任的会计!”于是，该市在河南省率先实行会计委派制，并对会计档案进行了认真的管理。

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　　会计信息的运行应有一个十分严谨的框架，勾画起会计信息运行框架是会计档案资料管理体系建立的前提。我国的会计信息运行自建国以来经历了三个不同时期，会计档案资料的管理在不同的框架下也呈现出不同的管理模式。建国初期到人民公社成立之前，我国的会计信息运行框架分为两部分：一部分是国家机关和事业单位，他们需要财政供给。国家也需要了解各种资金的运行情况，因此就构成了全国统一的会计运行框架；另一部分是散居民间的会计信息运行框架，这个框架是不成系统的，是分散的，因为他们之间的经济活动靠自我调节，国家没有精力和财力进行调节和干预。这一时期，我国的会计信息运行框架是分散的，会计档案管理也不系统，很多档案资料散落民间。人民公社成立后，公有经济体制迅速成立，国家的中央机关不但是国家的政治、军事、文化中心，而且又是生产指挥中心、生活调节中心。在这一时期，全国上下建立起了一个会计信息运行网络。应该说，这个时期是中国会计信息管理最好的时期。可惜“文化大革命”使这个信息系统遭到破坏。1978年以后，公有制经济逐步向市场经济过渡，大统一的管理模式让位于分散、零星的管理模式，会计信息和会计资料的统一性遭到极大的破坏，会计信息和会计档案的管理进入混乱时期。

　　会计信息是服从并服务于经济运行体制的，会计信息运行的框架仅是会计信息的一个载体，这个载体如果遭到破坏，会计信息的客观、公平、真实性就很难实现，会计档案资料的散落和流失也就无法避免。最近几年会计档案管理中出现的混乱现象，其根源就在于此。

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　　社会主义市场经济还要不要大统一的会计信息运行框架?还需不需要社会性的会计信息和完整的会计档案?回答是十分肯定的：不但要，而且要全面、要真实、要系统。因为在市场经济条件下，国家宏观调控的依据和基础是真实可靠的会计信息，会计信息是各种经济信息生成的基础，是国家税收的依据，是防范金融风险的重要指标，是国家经济活动变化的气象台。那么如何构建中国的会计档案管理的基本体系?初步设想为，财政部作为国家的职能部门，应是会计信息运行的终点，自然也是会计档案管理的中心，这个中心将连接所有会计信息产生部门，即工商、税务、金融等，由此建立中国会计档案管理的宏观体系。在微观上，各单位应建立会计档案专用室或专柜，如凭证专柜、账簿专柜、报表专柜、文书专柜等，实行专人管理或由专职档案管理机构代管。