按日、按月累计结计发生额的账户,余额应登记在每日或每月最后一笔经济业务后面的余额栏内,本月合计和本年累计行只填写本月发生额和本年累计发生额,而不再重复填写余额。但在现金日记账、银行存款日记账和其他需要按月结出发生额的账户,如各种成本、费用、收人的明细账簿,每月结账时,还要将月末余额与本月发生额写在同一行内,在摘要栏内注明“本月合计”字样。这样做,账户记录中的月初余额加减本月发生额等于余额。便于账户记录的稽核。每月结账时,“本月合计”行已写余额的,“本年累计”行就不必再写余额。
结账时,如果余额出现负数,可以在余额栏用红字登记,但如果余额栏前有余额方向,例如,“借或贷”则应用蓝黑墨水书写,不能使用红色墨水。
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