免费问答

你好   、归档时间：     记账凭证一般每月结账完成后装订，装订好的凭证按月归档。  二、整理规范：     1、记账凭证应按“大折叠，小粘贴”的原则进行整理。     2、根据凭证装订的方法，注意把凭证的左上角或左侧面让出，并避开装订线，保证装订后可以展开查阅到完整的数据。     3、较小的附件，先按次序和类别整齐排列，同类同金额的单据粘在一起，在与记账凭证尺寸相同的白纸上鱼鳞状粘贴左上角，并注明附件张数和合计金额（或直接购买凭证粘贴单使用）。     4、纸张面积略小于记账凭证的附件，可先用直别针别在记帐凭证后面，凭证装订时，抽掉直别针。     5、较大的附件，可按记帐凭证尺寸，先向上折叠，再向左折叠，查阅时只需拉住上面的角一拉，即可全部展开。      6、附件粘贴使用胶水为宜，如使用胶棒，选择质量上乘的为佳。  三、装订复查：     1、凭证排序是否正确、连续、齐全，如有颠倒或错位要调整正确，发现缺号要查明原因。    2、记账凭证附件有否齐全。    3、记账凭证相关人员，如财务主管、复核、记账、制单等印章是否齐全；使用财务软件时，相关人员的姓名会直接打印在记账凭证上。    4、有些凭证附件不仅面积大，而且数量多，可以单独装订，但必须在记账凭证上注明归档位置。    5、摘除凭证内的金属物件，如订书钉、直别针、曲别针。  五、装订原则：    便于查阅、整齐美观。  六、装订分册：    1、根据当月凭证总厚度确认是否分册，分装号段尽量选整数，业务比较均衡的企业，可以日期（周或旬）归集确定分装的册数。    2、分册的注意事项：每册的厚度应基本一致，一般1.5-2.0厘米为宜，太薄不利于戳立放置，过厚不便于查阅；不能把同属一份记账凭证的附件拆装在两册。    3、记账凭证较少的单位，可以将若干月份的凭证合订，但必须在封面注明本册所含的凭证区间。  七、装订用具：    1、凭证装订封面：规格要与记账凭证的大小相匹配，略大于所附记账凭证即可，封面材质应为结实、耐磨、韧性较强的120g以上牛皮纸。    2、包角纸：也称护角纸，材质与凭证装订封面相同，一般为正方形，规格约为记账凭证尺寸的一半；也有裁切好直接使用的“L形”包角纸。   3、凭证档案盒：规格要与装订封面的大小相匹配。    4、夹芯纸板：业务较多，凭证较厚时，可准备夹塞纸板，备装订处夹塞，以使凭证厚度左右持平，能避免右边翻翘而且美观。遵循节约和环保的原则，实际工作中使用废弃的特快专递纸袋剪裁即可。    5、装订线：使用棉线或蜡线，棉线弹性较好，便于装订拉紧；蜡线耐磨性强，不宜断，但无弹性。     6、胶水：粘贴包角纸的胶水最好选择乳白胶，乳白胶对木材、纸张、纤维具有良好粘接性。    7、装订机：分为半自动，全自动，智能型三种，半自动装订机只能打孔，需要手工穿线；全自动装订机可自动穿线，手工打结即可；智能型装订机不使用装订线，采用尼龙管加热高温铆钉。    8、锥子：最好是带回线钩的。    9、曲别针：如果没有带回线钩的锥子，可用曲别针钩线。    10、其他：裁纸刀、铅笔、直尺、大号反尾夹、剪刀、锤子、0-9数字印章。  八、装订方法：     按照方向分，包括侧订法（左侧装订，三孔引线）和角订法（左上角装订，两孔穿线）两种。  九、21厘米×12厘米凭证手工角订法步骤：     1、固定：将凭证装订封面沿侧折线裁开，分别作为凭证册的封面和封底，将包角纸左上角反向对齐粘贴在封面的左上角，凭证对齐后使用反尾夹固定。     2、节点：用直尺在封底的右上角齐边画边长为5厘米的等腰三角形，然后在三角形底边两端各2厘米处节点，确定为两个打孔位置。     3、打孔：在节点处进行打孔，使用装订机打孔应按自左向右的顺序进行。     4、穿线：用锥子或曲别针由将装订线双穿至孔中，侧面单线翻转穿回抽紧扎线，打死结留线头约1厘米，线结处使用锤子砸平。     5、包角：将包角纸沿装订的左上角折叠，沿凭证上侧和左侧背折，根据凭证厚度不同，折叠出清晰的井字折痕，用剪刀沿包角纸井字最左侧折痕剪至最上侧折痕交汇点。     将包角纸先向左侧折叠至封底拉紧粘贴，之后剩余部分回折双层，再向上侧折叠至封底拉紧粘贴，完成后凭证封底显示矩形包角，将装订线全部包住。为保证粘贴效果，粘贴完成后可用反尾夹固定包角，待胶干后取下。     6、签章：装订人在装订线骑缝封签处和装订人处签名或盖章。  使用数字印章在装订好的凭证封面和凭证盒上加盖起讫日期、起讫号码，存档期限等。     7、按折线整理凭证盒后，将对应的已装订凭证册放入归档，便于调阅。     8、使用凭证装订机时，具体步骤及注意事项请参见设备使用说明书。