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对于外账的付款单和报销单，出纳、会计、财务经理和总经理的签名是非常必要的。首先，出纳是付款单的最终操作者，必须签署证明一切交易付款正确无误；其次，会计和财务经理需要确认付款单和报销单的正确性并确保上帐无误，以便日后财务复核；最后，总经理需要签字批准，以确认所有交易合法、有效。此外，为了保证交易的真实性，一般还会有专门的签字栏，用于确认出纳签字和他人支付的签字，以及报销人承担责任的签字等。从而保证付款单和报销单内容的完整性，以及通过付款和报销单发生的财务资金流动的合法性和有效性。拓展知识：付款单和报销单在企业中可被认定为法定发票，其发票金额与付款单和报销单的金额必须一致，仅作为有效凭据可用于企业内部资金流动。