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分录是会计记账过程中非常重要的一步，以便正确记录各项经济业务，其记录系统遵循科学的数量原则和货币原则，保证各项财务状况的准确性和真实性。因此，当有员工代付款项的情况发生时，就需要针对不同账户进行分录。分录的格式一般为：借方-贷方。 示例： 如果公司通过付款给某员工代付款项，即需要借方记入应付账款，贷方记入现金，则该分录格式为：应付账款-现金。这表明公司在代付款项的过程中的借方是应付账款，贷方是现金，也就是说公司需要从现金中支出款项。 拓展知识： 账务分录不但是会计记账的操作基础，而且也是财务及税务管理的重要依据。比如，在准备纳税申报时，税务部门会根据账务分录，从而去识别和确定各项增值税进项及抵扣税额所需要的凭证，从而更好地管理企业的税务支出，从而更好地保护企业的经济利益。