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这笔费用可以做营业外收入的分录。具体的处理方式是，以员工离职为基础，计算应退回的金额，将原有的报销费用从应退回金额中扣减掉，再以营业外收入形式写入分录，即“借：营业外收入X元；贷：现金X元”，其中X为应扣减的金额。 营业外收入的记账，是为了确保企业的实际收入，以保证企业的财政收支平衡，同时也是财务报表的一部分，可以纳入企业的税率计算；如果把营业外收入当做其他收入记账，可能会导致税收计算不准确，甚至出现违反税务规定的情况。因此，有必要将营业外收入和其他收入进行区分，从而避免由此带来的税务风险。