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根据普通员工迟到罚款规则，当员工迟到40分钟时，他应该罚款45元。罚款具体分配如下：15分钟内（包括15分钟）罚款15元；15分钟-30分钟（包括30分钟）罚款30元；30分钟-40分钟（包括40分钟）罚款45元。 罚款分配原理：由于当日薪资可能会影响一人的生活，所以罚款的数量分配是按照比例来计算的，根据规则，每15分钟罚款15元，因此，迟到40分钟的员工应该罚款45元。 拓展知识：除了普通员工迟到罚款外，其他迟到情况也存在，此时可以根据具体情况定制不同的处罚标准。比如责任人迟到或者紧急情况迟到，可以采用严格的处罚，对员工的责任意识和高效性进行促进。