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当增值税被退回时，需要根据相关的规定来办理处理程序，主要包括以下几步： 1、核实退回增值税：收到增值税退回支票或汇总退税单据，需要先核实增值税退回金额是否准确，确认无误后可以进行下一步处理。 2、凭证登帐：把增值税退回凭证登记到总帐中，并归档保存。 3、收增值税：将增值税缴费账户上的相应款项减少，以至于增值税缴费账户中只剩下以前未缴费的款项。 4、审批手续：如果增值税缴费金额超过500元，需要尽快做好审批手续，将增值税退回的款项正式结算到你的账户上。 适用增值税退回，还需要注意国税部门发布的相关政策，及时了解最新政策，确保增值税退回处理过程正确无误。同时，也应该了解国家税法关于增值税退回所相关规定，确保政策依照税政法律法规，加强反洗钱和反贪污的制度实施，以确保政府为企业减税降费的路径正确。