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根据相关规定，这种情况下，您需要为租客开具发票，并把租客的搬家费用报销到最高300元，40元差额需要由公寓自行解决。您可以准备一份活动声明，经公寓盖章后附在报销上，盖章表示公寓承担该差额的承诺。而租客不需要进行相关的报销程序，也不需要租客盖章。 拓展知识：在实际的报销程序中，报销人应当准备好有关证明材料，以便进行核销、核实，以及确定报销金额。其中应包括发票、出差记录、受款人身份证复印件等。此外，必要时，还可以准备一些其他声明，阐明受报销费用的实际用途。