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付款申请单是一种用来记录企业发出的付款申请的表格，一般在需要支出费用时，企业会准备发出付款申请单，它主要用于记录企业付款的费用类型及其金额，费用的用途等信息，有助于企业会计、管理部门进行财务管理、合理调整资金及做出正确的决策。因此，付款申请单的情况下多用于购买办公用品、采购原材料等。 费用报销单是一种财务会计表格，当公司发生支出时，会把相关的费用进行登记，方便统计与控制，以及记录报销的信息，如报销人、报销费用、报销金额等，以便进行财务核算。费用报销单通常用于请客、交通费、通信费、会议费等专项费用的报销。 因此，要做物业管理的退客户押金应该使用付款申请单；做家具销售的，下单给工厂要付款应该使用付款申请单。 拓展知识：企业在支出费用的过程中，还可以采用一些更安全的办法，如采用付款确认书等形式，将付款说明写在里面，双方签字确认，也可以确认收款双方的身份，防止付款错误，确保企业的财务安全。