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首先，分公司应当向总公司签订款项申请单，申请报销购买材料的费用，总公司所付货款为由分公司支付的采购材料费用，总公司应当在应收帐款中增加该费用，同时增加货物应收帐款项明细，以便分公司报销时开具报销单确认；然后，当分公司收到货物时，应把货物的采购价格、数量及采购日期等信息填入应付账款中，以确认该款项的付款情况；最后，总公司应当在应付账款中增加支付该货款的记录，同时也要在记账凭证中增加该项费用，以便申报税金时抵扣税金。 拓展知识： 购买材料，总公司代付货款情况下，应当结合分公司和总公司的税务状况，正确处理记账流程，防止被税务机关追缴税款。此外，尽管总公司为一般纳税人，但为了确保交税准确，仍应完善应收账款及应付账款的处理记录，以便核实购买材料的价格、数量及采购日期等信息，有效减少税收风险。