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应该让他们提交行政花费凭证，然后走报销流程，这也是公司内部的财务规定。行政在申请备用金的时候，必须要提交有效的花费凭证，用来确认花费用途是否合理。同时，也要走报销流程，一旦申请通过，有关的财务部门可以核实备用金的用途和用金数额是否符合内部规定。此外，也应该加强关于管理备用金的规章制度，以便避免出现浪费或是滥用备用金的现象，以及加强备用金的使用责任追究制度，让大家有关注重节俭、重视财务管理的意识。