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回复询证函的首要步骤是确认关键事实，尤其是欠款的金额及相关服务。如果客户提供的资料已经涵盖了所有的金额和服务，可以将这一点作为回复询证函的基础。如果有账款还在挂账状态，则要明确书信中的哪些内容要被核实，以及公司如何处理这笔账款的支付。 此外，还可以就关联的事务给出可能的解释，包括可能存在的重大特殊原因，如经济衰退、产品出货滞后等。最后，询证函的答复还应提供符合公司规定的证据，如发票、发货单、银行对账单等。 总之，回复询证函时，要清楚明确提供关于钱款和服务的信息，并加以说明，并提供证据以核实相关事实。另外，还应该就重大特殊原因给出具体的说明，给出可行的解决方案以修复双方关系。