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记外账时，应以发票开具日期来记账。如4月取得发票，员工一直未报销也未提供发票，8月份员工提供了发票，应以发票开具时间为根据，属于4月的发票，应在4月的外账中进行记账；若不是本月发票，可以在跨年时进行记账。一般来说，跨年外账的记账应由会计核实外账凭证的来源，将发票日期与外账发生日期进行核对，确认外账发生时间合理正确，同时根据发票内容进行记账。