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使用外部账户时，如果发票内账被用了，那么最好用复印件。这样可以避免数据丢失，出现文件混乱的情况。首先，应该先检查发票的真实性，确保它是正确的。然后，复印件应该在发票上标明复印件的字样，并加上操作人员的签字和日期，以便以后方便跟踪查验。最后，复印件的处理要求应当注意安全性，并在适当的时候建立相应的档案，以便以后使用。 拓展知识：发票复印件不仅能用于外部账户支付，在企业内部，也可以使用发票复印件来审批和存档，以及进行一些借款和报销支付等内部业务，这样就可以实现对发票记录的及时存档，避免发票丢失，提高企业资金管理的效率和安全性。