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员工购买养老保险时，财务部门首先要确认是否已经缴清了保费，可以要求员工提供缴款书，并核实其有效性。接着，根据公司财务规定登记账户，登记通过后，应将相关费用入账，将费用结算明细写入财务报表，并在报表上登记，以证明有关费用已经缴纳。例如，当一位员工支付养老保险的缴款书被财务部门核实后，这位员工应该在公司财务报表上做出相应登记，如“本期员工养老保险费：10000元”，以证明此项费用缴纳情况。拓展：此外，对员工养老保险的缴费情况，财务部门还可对其进行实时监控，以确保养老保险费用的准确性和及时性。