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备用金管理措施 1、明确备用金的使用场景和金额 罗列可以使用备用金支付的场景，严格控制支付范围。备用金付款本身的灵活性会导致很多人付款首选备用金，久而久之会导致备用金滥用。 明确使用场景后，备用金额度也就明确下来。比如差旅预先支取备用金的额度，大致等于本次出差机票、车票、酒店、餐饮等，可以根据公司差旅报销的标准予以核准备用金额度。招待用备用金额度同样可以根据公司招待标准予以确定。 2、登记备用金台账 出纳负责登记备用金台账，包括总账和明细账。 总账记录月初备用金余额、本月新发放备用金金额、本月归还或发票抵扣了多少备用金、本月剩余备用金金额。 明细账在总账记录项目基础上，添加备用金持有人、部门、备用金变动日期等信息。 总账与明细账相同项目金额要能核对一致。 会计要设置备用金科目，科目金额与出纳的台账保持一致。 整个备用金管理，找一个出纳专门负责跟进。 3、建立备用金对账机制 如果备用金使用人是个人，备用金出纳至少每月与未结清的备用金使用人进行沟通，核对备用金金额，同时督促对方及时结清备用金。 如果备用金使用人是部门，则相对复杂一些。需要指定专人负责管理该部门的备用金，每月编制部门备用金收支明细。次月月初（5号前），各个部门备用金保管人要把上月备用金的收支明细以及相应的发票，发送给备用金出纳；出纳核对收支明细与备用金台账金额是否一致，是否取得与所办事由相应的发票；不一致，要与对方沟通。 备用金收支明细应当包含以下内容： 日期、备用金期初余额、新收到备用金金额、备用金使用金额、使用人姓名、使用事由、剩余备用金金额。 4、备用金定期结清和回收制度 根据备用金使用的场景，规定结清的时间，届时备用金使用人需要归还或提供发票抵扣备用金。 对于循环使用的备用金，定期将分散在备用金使用人/部门手里的闲置备用金回收，可以避免备用金挪用，同时提升备用金使用效率。 做好备用金账龄统计工作，对于超过三个月未结清的备用金，备用金出纳要与相关人员沟通，有条件的可以对备用金使用情况进行专项审计，防止出现备用金挪作他用、侵占备用金的违规行为。 5、备用金违规使用的处罚机制 对于未按期结清备用金的使用人，制定处罚机制，比如按日收取罚金。约束使用人及时归还备用金。