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员工出差的动车票报销流程应该遵循公司的规章制度和相关的财务报销规定。一般情况下，员工应该自己先垫付出差费用，然后凭发票等相关材料向公司财务部门进行报销。在这个过程中，员工应确保发票的真实性和完整性，并遵循公司的报销流程。 如果员工将发票交给了行政人员，由行政人员代为报销，那么行政人员应该按照公司的规定和流程进行操作，确保报销的准确性和合规性。行政人员不应该私自使用员工的发票进行报销，这种行为可能涉嫌违规操作，甚至可能构成违法行为。 员工将发票交给行政人员代为报销是可以的，但行政人员不能私自使用员工的发票进行报销。为了确保报销流程的合规性和准确性，建议公司制定明确的报销规定和流程，并加强内部管理和监督。同时，员工和行政人员都应该遵守公司的规定，确保报销工作的顺利进行。